Поради про витрати на подорожі, про які має знати кожен малий бізнес

March 31, 2021

Share
Bolt Business

Менеджери малих бізнесів припускаються поширеної помилки припускаючи, що політики та вказівки для бізнес подорожей є винятково турботою великих корпорацій. Однак принаймні одна річ, яку менеджер не захоче залишати відкритою до інтерпретації, так це те, що вважати “припустимими витратами” для відрядження.  Не хотілося б навчатися цьому важчим чином, коли квитанція за 2 ночі в 5-зірковому готелі опиниться у тебе на столі.

Установлення вдалої політики витрат на відрядження може бути каверзним питанням, особливо для малого бізнесу. З іншого боку, ти не захочеш залишитися з чеком за відпочинок в форматі “все включено”! Ось кілька найкращих способів для досягнення “золотої середини”.

1. Зрозумілість і чіткість

Політика бізнес поїздок — це фактично система обмежень для встановлення порядку поїздок для співробітників, їхніх витрат на проживання, та обраних компанією постачальників чи шляхів бронювання.

Нещодавнє дослідження трендів подорожей від “Expedia Group” доводить, що тільки 60% бізнесів мають встановлену політику робочих подорожей. Якщо твоя компанія входить до 40% бізнесів без чітких політик, не хвилюйся — встановлення такої політики значно легше, ніж ти думаєш. Ось, на чому варто зосередитися:

  1. Визнач, як процес узгодження у компанії може виглядати;
  2. Установи вказівки для бронювань та замовлень;
  3. Установи чіткі межі витрат;
  4. Переконайся, що політика чітко призначена до власника в організації.

І наостанок те, що варте уваги під час створення політики подорожей для малого бізнесу, це те, що вона має бути достатньо простою для застосування для всієї компанії.

Це не обов’язково означає, що всім командам та співробітникам варто мати однаковий бюджет витрат, абощо. Ваша команда з продажів буде радше вимагати вищих витрат за інших, оскільки їхня робота вимагає подорожувати більш часто у порівнянні з іншими співробітниками у компанії на зустрічі з клієнтами.

2. Використання технологій для управління витратами

Ти можеш подумати: “Наскільки важко контролювати кілька квитанцій та передати їх до бухгалтерії?”. На перший погляд, ти маєш рацію. Це не повинно бути важко.

Однак таку ручну систему контролю в ручному режимі  стає все важче контролювати, коли ти маєш справу з витратами 3-денної бізнес подорожі на конференцію одного співробітника. Уяви кожного зі співробітників, які подають свої витрати з відряджень за цілий рік.

Нестача формальних процесів може мати реальні наслідки для компанії. Величезна кількість зусиль витрачається на підтримку обігу процесів, а це передбачає потенційні сотні витрачених годин роботи команди. Уяви скільки це коштуватиме!

На щастя, це той випадок, коли такі рішення як Bolt Business Team Account може стати в пригоді впорядкування обліку ділових поїздок.

Team Account дозволяє менеджерам встановлювати спеціальні обмеження на витрати для поїздок містом. Більше жодного збирання чеків всі квитанції автоматично надходять фінансовій команді після кожної поїздки.

Адміністратори Bolt Business Team Account отримують місячний звіт поїздок та витрат співробітників, а вся процедура виставлення рахунку взята під контроль без жодного паперового чеку. Ви не тільки впорядкуєте свій бізнес, а ще й врятуєте багато дерев у процесі!

На цій ноті, варто нагадати, що поїздки з Bolt у Європі є вуглицево-нейтральними.

3. Нагороджуй співробітників за відповідальні поїздки

У більшості малих та середніх бізнесів, співробітники відповідальні за організацію своєї подорожі та бронювання помешкання. Надання повноважень відповідальності за логістику подорожі з пункту А до Б, у той час, як компанія не має встановлених правил для відряджень, може створити культуру надмірних витрат. Випадково, або ж навпаки.

Усе зводиться до людської природи. Навіть найбільш заощадливі особистості не схильні звертати багато уваги на цінники, коли йде мова про витрати не з їхньої кишені.

Тож якщо ти прагнеш створити корпоративну культуру, яка заохочує співробітників приймати розумні фінансові рішення в усіх аспектах їхньої посади, особливо щодо робочих подорожей, подумай про запровадження політики винагороди.

Це може звучати нерозумно, однак заохочуючи економних співробітників дотримуватись лімітів, ти заохочуєш усіх співробітників краще впорядковувати свої витрати впродовж поїздки.

Заохочення можуть включати будь-що: від щорічного бонусу до спеціального подарунка чи екстра привілею. Не бійся бути креативними у питаннях встановлення вдалого прикладу за кошт компанії!

4. Знайди партнера, який відповідає розмірові компанії

Якщо твій бізнес — це не мультинаціональний конгломерат (поки що), та ти в пошуках рішення для відносно невеликого бізнесу, знайти надійного партнера для управління витратами на бізнес-подорожі може бути нелегко.

Що стосується бізнес поїздок на таксі, Робочий Профіль Bolt Business може краще підійти для маленької команди.

Робочий профіль дозволяє членам команди також:

  • Отримувати податкові чеки з попередньо заповненою інформацією про компанію на них, готовою для бухгалтера;
  • Обирати електронну адресу для отримування чеків;
  • Легко переключатися між персональним та бізнес акаунтами Bolt перед замовленням поїздки.

Робочий профіль може бути створено в будь-який час у розділі Платежі твого додатку Bolt.

І пам’ятай, як тільки твоя компанія зростає, Bolt зростає з тобою. Ми маємо зручні рішення для компаній усіх розмірів, допомагаючи їм легко керувати витратами на подорожі.

Упорядкуй витрати на подорожі команди завдяки Bolt Business

Крім заощадження на поїздках в понад 40 країнах в усьому світі, платформа Bolt Business інтуїтивна і проста. Вона упорядковує всі витрати на подорожі компанії до однієї інформаційної панелі.

Дізнайся більше про Bolt Business та про те, як ми можемо допомогти малому чи середньому бізнесові скоротити витрати на подорожі та зробити управління витратами легкими!

Share

Recent posts

Hidden costs owning a car

Володіння авто: які приховані витрати чекають на тебе?

November 29, 2021

Як пересуватися на самокаті в холодну пору року

November 29, 2021

Що означає бути самозайнятим кур’єром?

November 23, 2021