Поради для бухгалтерського обліку: як запобігти шахрайству з витратами

March 17, 2021

Share
1200x628_bolt business

Нещодавнє дослідження, проведене Асоціацією сертифікованих експертів з питань шахрайства (ACFE), показало, що 2690 випадків шахрайства, про які відомо, у 125 країнах відбулися із вражаючою вартістю — понад 7 мільярдів доларів загальних збитків та середньою втратою 130 000 доларів. Ці випадки шахрайства в основному були у великих компаніях, та ACFE виявив, що малий бізнес втратив майже вдвічі більше за кожен випадок, а середній збиток склав 200 000 доларів у компаніях, що мають менше ніж 100 працівників.

Шахрайство з витратами — це проблема, яка не завжди має чітке рішення. Але зневажання шахрайством може вразити бізнес і породити культуру відвертої нечесності, що в свою чергу може призвести до жахливих наслідків (див.: Enron).

Щоб заохотити культуру оптимізації бухгалтерської звітності, зменшуючи марнотратні витрати, ось кілька найкращих практик, які слід врахувати для запобігання шахрайству з витратами.

Встанови зрозумілі обмеження

Коли є чіткі правила, людям, які прагнуть зловживати, важче заявляти про незнання. Правила запроваджують в компанії культуру чесності. Набагато легше грати, коли всі повністю усвідомлюють, якими саме є правила!

Будь-який бюджет на бронювання дорогих авіаквитків або готельних номерів може бути категорією, яка призведе до шахрайства з витратами. Створення політики ділових поїздок, а саме обмежень, встановлених на подорожі твоїх співробітників та інші, пов’язані з цим витрати, може бути чудовим способом встановлення чітких обмежень, коли мова йде про бізнес-витрати.

І все ж нещодавнє дослідження тенденцій подорожей, проведене Expedia Group виявило, що лише 60% бізнесів мають будь-яку політику щодо подорожей. Якщо твоя компанія потрапляє в 40% компаній без чітких політик, це може допомогти здійснювати контроль над витратами за допомогою зрозумілих обмежень. Ось на чому потрібно зосередитися:

  1. 1. Визнач процес затвердження витрат на подорожі у компанії;
  2. 2. Встанови вказівки щодо бронювання, замовлення поїздок;
  3. 3. Встанови чіткі обмеження витрат;
  4. 4. Переконайся, що політика призначена відповідальній особі в компанії.

Обов’язково знайди час, щоб ознайомити своїх працівників з новими правилами. Переконайся, що вони чітко все розуміють, перш ніж офіційно запровадити правила відносно подорожей.

Надай свободу з розумними межами

Попри те, що структура та правила — це добре, ти маєш бути обережним, щоб не стати надто суворим. Якщо співробітники відчують, що з ними поводяться як зі злочинцями, вони відчуватимуть образу.

Хороший спосіб встановити чіткі ліміти, водночас змушуючи працівників відчувати, що ти їм довіряєш, — це встановити ліміти витрат. Наприклад, до 1000 грн щомісячного бюджету на поїздки.

Такі платформи, як Bolt Business, можуть бути корисними для створення бюджетів для  співробітників, де менеджери можуть встановлювати бюджет на відрядження чи поїздки на роботу, і в кінцевому підсумку від цього працівника залежить, як цей бюджет витрачається. Тим часом всі звіти по поїздках автоматично відображаються на платформі адміністратора або бухгалтера, без зайвих паперів і, що найважливіше, без втрати часу чи грошей.

Використовуй технологію, щоб отримати перевагу в управлінні витратами

Швидке питання! Що з наведеного є кращим рішенням?

Рішення А

  • Витрачай величезну частину свого часу, переслідуючи працівника для заповнення форми витрат на здійснені ним поїздки;
  • зобов’язуй їх шукати всі відповідні квитанції за поїздки;
  • знайди час, щоб переконатися, що витрати відповідають правилам компанії;
  • передай всі документи в бухгалтерію, щоб вони по черзі спробували розшифрувати ту купу зім’ятих, вицвілих квитанцій.

Рішення Б

Не витрачай час, турбуючись про вищезазначене, оскільки всі виставлені рахунки та звітність, пов’язані з транспортуванням, впорядковані на єдиній онлайн-платформі.

Твоїм працівникам не потрібно турбуватися про зберігання рахунків. Якщо поїздка пов’язана з роботою, її вартість вираховується з бюджету їхніх витрат, а інформація по витратах даної поїздки автоматично підтягується у загальний звіт на онлайн-платформі для адміністратора.

Замість рішення з паперовими квитанціями (яке можна застосувати для уникнення шахрайства), сучасні технологічні рішення можуть стати невід’ємними для твого бізнесу, оскільки вони не тільки економлять час вдвічі, але й гарантують уникнення будь-якого шахрайства.

Перспективи спрощеної звітності

Коли ти занадто завантажений, можна легко пропустити щось. Іноді потрібний погляд з іншого боку, щоб по-справжньому зрозуміти ситуацію.

Тут регулярна бухгалтерська звітність може стати допомогою у боротьбі з шахрайством. Звітність допоможе показати, де є нетипові рівні витрат, які, можливо, не були помічені під час повсякденних операцій.

Адміністратори та менеджери компанії на платформі Bolt Business отримують автоматизований щомісячний звіт по поїздках безпосередньо на пошту, що значно полегшує розуміння того, як витрачаються гроші в компанії.

Це особливо важливо, якщо ти плануєш масштабувати бізнес, і, на щастя, Bolt доступний у понад 40 країнах у разі розширення твого бізнесу.

Заощаджуй на поїздках та впорядковуй витрати на поїздки твоєї команди завдяки Bolt Business

Окрім економії на тарифах, платформа впорядковує всі витрати на поїздки твоєї компанії в одному місці. Дізнайся більше про акаунт команди в Bolt Business, як ми можемо допомогти твоїй компанії скоротити витрати на поїздки та зробити управління витратами легким!

UA_bolt business

Share

Recent posts

Hidden costs owning a car

Володіння авто: які приховані витрати чекають на тебе?

November 29, 2021

Як пересуватися на самокаті в холодну пору року

November 29, 2021

Що означає бути самозайнятим кур’єром?

November 23, 2021