Звіти про витрати простіші з Bolt Business

December 17, 2020

Bolt Business Accounting

Від покриття відряджень до оплати поїздок працівників — управління витратами може бути непростим, особливо, якщо робити це самостійно.

Згідно з підрахунками, автоматизована звітність коштує на 39% дешевше, ніж її підготовка вручну.

Ще не впевнений в тому, щоб змінити систему обліку?

Перевіримо, скільки коштує ведення звітів про витрати з точки зору часу, грошей та задоволення співробітників.

Приховані витрати на ведення бухгалтерського обліку

Будь-яка компанія, велика чи мала, розуміє, наскільки трудомістким є контроль витрат. Підготовка звіту займає час працівника, менеджера, який повинен його затвердити, а також бухгалтерії. Помнож це у кілька разів, і ти маєш бюрократичний процес, який різко сповільнює роботу кількох команд.

Ось кілька доказів того, що облік вручну працює не на користь компанії.

Ціна звітності з точки зору часу працівника

Розгляньмо простий приклад. Один із менеджерів має поїхати на зустріч з важливим клієнтом, скажімо, за 5 км, власним коштом.

Після успішної зустрічі співробітник передає звіт про витрати на поїздки своєму менеджеру. Менеджер подає звіт у бухгалтерію. Зараз третя особа, якщо не четверта чи п’ята, залежно від ієрархії відділу бухгалтерії, потребує часу для підтвердження та подання звіту про витрати.

Припускаючи, що проблем та помилок немає, бухгалтерія нарешті готова відшкодувати кошти працівнику. Хоча це може здатися не дуже складним, уявімо, що відділ із тридцяти менеджерів проводить від шести до восьми зустрічей щодня.

Це близько 5000  звітів про витрати на місяць! Але заради об’єктивності розгляньмо деякі реальні дані.

Як компанії витрачають близько 14,5 млн грн на рік на облік витрат

Згідно з опитуванням 2015 року, проведеним Міжнародною асоціацією ділового туризму, компанії повідомляють про 51 000 звітів про витрати щорічно. Це означає, що щорічно компанія втрачає близько 14,5 млн грн лише на облік витрат на поїздки!

Крім того, варто враховувати фактор людських помилок. У тому ж опитуванні повідомлялося, що кожний п’ятий звіт має певну помилку, через яку неможливо подати заяву в бухгалтерію. На виправлення таких помилок працівники витрачають в середньому 3 000 годин.

І це ще не всі витрати.

Навіть найменші помилки можуть означати затримку відшкодування працівникам. Якщо ми повернемося до прикладу нашої команди менеджерів, чи був би ти задоволений на їх місці, якби тобі довелося чекати тижнями, щоб повернути гроші за всі ці ділові поїздки? Сумніваємося.

Bolt Business accounting

Bolt Business робить бухгалтерію та команду щасливими

У сучасному цифровому світі жоден бізнес не повинен занурюватися у квитанції, звіти та бюрократичні процеси. Bolt Business допоможе тобі раціонально розпоряджатися витратами на поїздки та залишить тебе і твою команду задоволеними. Все просто, адже у нас є програмне забезпечення, яке зробить це за тебе.

Ось як користувачі Bolt Business можуть зекономити час, сили та гроші на ведення бухгалтерського обліку.

Встанови спеціальні обмеження та бюджети витрат

Деякі команди потребують більших бюджетів на поїздки, ніж інші. Плюс, якщо чесно говорити про заохочення, деякі співробітники заслуговують на більше пільг на поїздки, ніж інші. Bolt Business дозволяє встановити чіткі правила поїздок, що унеможливлює перевищення бюджету.

Все налаштовано автоматично і твої співробітники знатимуть, що їм не потрібно формувати звіти про поїздки. Усі витрати, передбачені компанією, покриваються миттєво — від поїздок на роботу, до відряджень та зустрічей. Простіше кажучи, ти вирішуєш, для чого кожна команда чи окрема особа використовує Bolt Business, а ми впораємося з рештою.

Попрощайся з підготовкою звітів вручну

Твоїй бухгалтерії не доведеться переслідувати працівників або розшифровувати незрозумілі звіти. Користувачі Bolt Business щомісяця отримують звітність по всіх поїздках та витратах, без єдиного паперового чека від співробітників — подумай про всі дерева, які ти врятуєш.

Турбуєшся про надання співробітникам доступу до бюджету компанії на поїздки? Завдяки спеціальним обмеженням перевищення встановленого бюджету на поїздки стає неможливим. Перед початком поїздки ми попросимо вказати мету поїздки, а після — вирахуємо плату з встановленого для співробітника бюджету на поїздки.

Бонус: заощаджуй 30% у порівнянні зі звичайними поїздками на таксі

Нашою перевагою є надання найкращих цін на поїздки.

Окрім зручного обліку витрат, користувачі Bolt Business мають змогу ще й заощадити до 30% на оплаті таксі. А якщо це недостатньо переконливо, то тобі може сподобатися можливість вибору рівня комфорту, з яким ти, твої співробітники чи клієнти можуть пересуватись містом. Пам’ятаєш менеджера, про якого ми згадували раніше? Уяви, як він їде на важливу зустріч в авто класу Бізнес.

Якщо ти плануєш масштабувати бізнес, автоматизована звітність є обов’язковою. Доступний у більш ніж 20 країнах, Bolt Business тут, щоб допомогти тобі рости незалежно від того, де ти перебуваєш або чим займаєшся. Дізнайся більше про Bolt Business та слідкуй за нашим блогом, щоб отримувати додаткові поради щодо скорочення витрат.

UA_bolt business

Recent posts

personal car vs bolt

Чи можна заощадити, припинивши користуватись особистим авто?

December 17, 2020

Save like a startup

Заощаджуй, як стартап: 5 порад, як зробити більше, витрачаючи менше

December 17, 2020