4 moduri de a-ți reduce cheltuielile de călătorie în scop de afaceri

January 24, 2021

Share
Travel expenses business

La nivel global, oamenii efectuează în total 445 de milioane de călătorii de afaceri în fiecare an. În timp ce acești călători reprezintă doar 12% dintre pasagerii companiilor aeriene, aceștia sunt responsabili pentru o cotă uluitoare de 75% din profiturile companiilor aeriene. Oricât de grozav este pentru companiile aeriene, dacă ești proprietar sau manager de afaceri, nu este o veste atât de bună.

Pe lângă dimensiunea masivă pe care o au cheltuielile de transport în scop de afaceri, aceste cifre aruncă și lumină asupra provocărilor bugetului dedicat călătoriilor de afaceri. De la estimarea costului transferului la aeroport sau adăugarea costurilor pe care le implică diurna zilnică, gestionarea cheltuielilor de călătorie în scop de afaceri necesită mult timp și este predispusă uneori la erori.

Cu cât aveți mai mulți angajați, cu atât costurile se acumulează mai ușor.

Managementul cheltuielilor specifice călătoriilor de afaceri este o provocare, dar cu instrumentele și sfaturile potrivite poți reduce costurile de călătorie de afaceri în cel mai scurt timp. Totul începe cu o politică clară de călătorie de afaceri.

1. Stabilește politici clare de călătorie în scop de afaceri

Un studiu al tendințelor de călătorie corporativă efectuat de Expedia Group a constatat că doar 60% dintre companii au o politică de călătorie de orice fel. Dacă faci parte din restul de 40%, atunci nu te teme, deoarece stabilirea unei politici de călătorie nu este atât de complicată pe cât crezi.

O politică de călătorie de afaceri este un cadru pentru modul în care călătoresc angajații tăi, indemnizațiile de cazare și cheltuieli, precum și furnizorii preferați sau canalele de rezervare pe care le folosește compania ta. Deși pot deveni complicate, cel mai bine este să le păstrezi clare și simple dacă dorești să rămână eficiente. Cheia este să fie concentrate în jurul următoarelor elemente fundamentale:

  1. Stabilirea unui proces de aprobare;
  2. Include instrucțiuni pentru rezervări;
  3. Stabilește limite clare de cheltuieli în momentul călătoriei;
  4. Atribuie o persoană responsabilă pentru politicile de călătorie ale organizație.

Un lucru de reținut este că aceaste politici ar trebui să fie suficient de simple pentru a fi aplicate în întreaga companie. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că toate echipele și angajații primesc bugete egale pentru cheltuieli.

2. Utilizarea tehnologiei pentru o gestionare ușoară a cheltuielilor de călătorie de afaceri

Lipsa proceselor formale și a sistemelor de rezervări învechite au un impact negativ semnificativ asupra călătoriilor de afaceri și asupra gestionării bugetului. Instrumentele și procedurile unei companii fac adesea imposibilă obținerea unei imagini de ansamblu asupra cheltuielilor diferitelor echipe. În schimb, managerii petrec ore întregi în raportarea manuală și actualizarea bugetelor, rezultând un proces de rambursare îndelungat, care îi lasă pe toți nemulțumiți.

Soluțiile digitale de călătorie de afaceri te pot ajuta să gestionezi mai multe politici de călătorie diferite ale organizației într-un mod simplu și eficient. De exemplu, Bolt Business oferă companiilor o imagine de ansamblu a cheltuielilor de călătorie ale angajaților și gestionează automat toate raportările cheltuielilor și facturile lunare. Aplicația permite managerilor să stabilească indemnizații specifice cheltuielilor de deplasare pentru angajați și, astfel, aceștia primesc rambursarea instantanee a cheltuielilor fără a fi nevoie să depună o cerere sau să completeze rapoarte de cheltuieli.

În afară de timpul și de banii economisiți, Bolt Business permite utilizatorilor libertatea de  a-și rezerva singuri transportul în scop de serviciu, făcând călătoria de afaceri mai convenabilă și mai plăcută.

3. Recompensează angajații pentru respectarea bugetelor personale

Pentru multe întreprinderi mici și mijlocii, angajații nu au luxul de a-și rezerva zborurile pentru ei. În schimb, sunt responsabili pentru a ajunge din punctul A la B.

Acum, dacă nu ai o politică clară cu privire la cât ar trebui să coste asta, atunci te pregătești pentru niște costuri suplimentare substanțiale. Probabil că ești familiarizat cu expresia “este ușor să cheltuiești banii care nu sunt ai tăi”. Stimularea angajaților să trateze bugetele companiei ca pe ale lor poate economisi bani.

De la un bonus anual pentru menținerea bugetului de călătorie de afaceri până la o recompensă după fiecare călătorie bine gestionată, beneficiile recompensării angajaților pentru respectarea bugetelor lor pot fi substanțiale. Stimulentele pentru menținerea bugetului sunt deosebit de importante atunci când nu utilizezi un instrument de gestionare a cheltuielilor pentru a adăuga limite de cheltuieli în avans.

4. Fă echipă cu agențiile de turism pentru a obține cele mai bune oferte

Cheltuielile neprevăzute pentru călătoriile în scop de afaceri reprezintă un cost substanțial pentru companii. 

Amintește-ți, totuși, că o echipă administrativă sau un angajat nu va avea puterea de negociere pentru a încheia oferte excelente cu o companie aeriană, hotel sau furnizor de transport. Parteneriatul cu agenții de turism, care sunt experți în obținerea de oferte excelente, te poate ajuta să economisești mii, dacă nu chiar mai mult, în cheltuielile de călătorie.

Dacă te întrebi cum fac acest lucru, lucrează la scară largă pentru a obține oferte bune pentru clienții lor. Lucrul la scară este, de asemenea, modul în care Bolt Business ajută companiile să economisească costurile pentru cursele în scop de serviciu. Fiind una dintre platformele de transport cu cea mai rapidă creștere din lume, Bolt Business ajută clienții să economisească cu până la 30% din tarifele de călătorie.

Gestionează și economisește bani în timpul călătoriei de afaceri cu Bolt Business

Pe lângă faptul că economisești bani călătorind prin aplicația Bolt, platforma Bolt Business reunește cheltuielile echipei tale într-o singură platformă ușor de utilizat. Află mai multe despre Bolt Business și despre cum te putem ajuta să reduci costurile de călătorie de afaceri și să facilitezi gestionarea cheltuielilor de călătorie.

RO_bolt business

Share

Articole recente