Dicas que todas as pequenas empresas precisam de saber sobre despesas de viagens

August 16, 2021

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Bolt Business pequena empresa, despesas de viagens

É um erro comum de quem gere pequenas empresas assumir que as políticas e diretrizes para viagens de trabalho são algo que apenas as grandes empresas têm de se preocupar. Porém, se há algo que não deve deixar em aberto para interpretação, é o que se qualifica como uma “despesa aceitável” para uma viagem de negócios. Caso contrário, será forçado a aprender da forma mais difícil quando chegar à sua secretária uma fatura de 3 noites de estadia num hotel 5 estrelas.

Definir uma política de despesas de viagens adequada pode ser complicado, principalmente para uma pequena empresa. Por um lado, tem de garantir que os seus colaboradores se sentem apoiados enquanto viajam. Por outro lado, não quer receber uma conta de férias “tudo incluído”! Aqui estão algumas dicas para encontrar um meio-termo.

Seja o mais claro e específico possível

Uma política de viagens de trabalho é basicamente uma estrutura de limites sobre como os seus funcionários viajam, os seus orçamentos para alojamentos e os fornecedores de preferência ou canais de reserva da sua empresa.

Um recente estudo do Expedia Group sobre as tendências de viagem, revelou que apenas 60% das empresas têm algum tipo de políticas de viagem. Se a sua empresa está na faixa dos 40% das empresas sem políticas claras, não se preocupe – criar uma política de viagens é muito mais fácil do que pensa. Aqui está aquilo em que se precisa de concentrar:

  1. Delineie como deverá ser o processo de aprovação da sua empresa;
  2. Defina diretrizes para reservas e marcações;
  3. Estabeleça limites de despesas claros;
  4. Certifique-se que a política seja atribuída a uma pessoa dentro da empresa.

Uma última coisa a ter em conta ao criar a sua política de viagens, para uma pequena empresa, é que deve ser simples o suficiente para ser aplicada a toda a empresa.

Isto não significa que todas as equipas e colaboradores tenham de ter orçamentos de despesas iguais. No entanto, a sua equipa de vendas provavelmente precisará de um orçamento maior do que as outras equipas, já que o seu trabalho poderá exigir que viajem com mais frequência para irem ter com clientes.

Use a tecnologia para obter vantagem na gestão de despesas

Pode estar a pensar: “Será assim tão difícil controlar alguns recibos e transferi-los para a contabilidade?” Aparentemente não parece difícil.

Mas este tipo de sistema manual aleatório torna-se muito mais difícil de gerir quando não está a lidar apenas com as despesas de uma viagem de negócios de 3 dias, de um único funcionário. Imagine que cada um dos seus funcionários envia as despesas das viagens de trabalho durante um ano inteiro.

Neste caso, a falta de processos formais pode realmente afetar os resultados financeiros da sua empresa. O esforço que é necessário para manter este sistema a funcionar corretamente, pode significar centenas de horas de trabalho desperdiçadas pela sua equipa. Imagine quanto isto vai custar-lhe em salários.

Felizmente, é nisto que soluções como a Conta da Equipa Bolt Business podem salvar o dia e agilizar a contabilidade das viagens de trabalho.

A Conta de Equipa permite definir orçamentos de despesas de viagens com carros para funcionários específicos. Não é necessário procurar ou guardar os recibos, pois são todos encaminhados automaticamente para a sua equipa de finanças, após cada viagem.

Os administradores da Conta de Equipa Bolt Business recebem um resumo mensal das viagens e despesas dos colaboradores e a faturação é toda feita sem um único recibo em papel. Desta forma, não apenas otimizará o seu negócio, mas também salvará muitas árvores!

Por falar nisso, vale a pena lembrar que as viagens Bolt na Europa são neutras em carbono.

Recompense os colaboradores por serem experientes em viagens

Na maioria das pequenas e médias empresas, os colaboradores são os responsáveis por reservar as suas próprias viagens e alojamentos. Torná-los responsáveis pela logística de viajar de A para B, sem que a sua empresa tenha regras definidas para as viagens de trabalho, pode criar uma cultura de gastos excessivos, acidentalmente ou não.

Tudo se resume à natureza humana. Mesmo as pessoas mais poupadas tendem a não prestar muita atenção aos preços quando não se trata do seu dinheiro a ser gasto.

Portanto, se quer criar uma cultura que incentive os seus colaboradores a tomar decisões financeiras, principalmente nas viagens de trabalho, considere adotar uma política de recompensa.

Ao recompensar os seus colaboradores por cumprirem os seus orçamentos, está a incentivar todos os colaboradores a gerirem melhor as suas  despesas de viagem.

Os incentivos podem incluir qualquer coisa, desde um bónus anual a um presente especial ou privilégios extras. Não tenha medo de ser criativo quando se trata de recompensar um bom exemplo!

Encontre um parceiro que se adapte ao tamanho da sua empresa

Se a sua empresa não é exatamente uma multinacional (por enquanto!) e está à procura de uma solução para um negócio de pequena escala, pode ser difícil encontrar um parceiro de confiança para gerir as suas despesas das viagens de trabalho.

Quando se trata de viagens de trabalho, um Perfil Fiscal Bolt Business pode ser mais adequado para a sua pequena equipa. O Perfil Fiscal permite que:

  • receba recibos com o NIF e com as informações da sua empresa pré-preenchidos, prontos para a contabilidade;
  • escolha um endereço de e-mail para receber os recibos;
  • alterne facilmente entre o Perfil Fiscal e o Perfil Pessoal antes de pedir uma viagem.

Pode criar um Perfil Fiscal a qualquer momento, basta ir à secção Pagamento na sua app Bolt.

E lembre-se, à medida que a sua empresa cresce, a Bolt Business cresce consigo. Temos soluções convenientes para empresas de todos os tamanhos, para ajudar a gerir as suas despesas de viagens com facilidade.

Simplifique as despesas de viagens da sua equipa com a Bolt Business

Além de poupar em tarifas de viagem em mais de 40 países pelo mundo, a plataforma intuitiva da Conta de Equipa Bolt Business simplifica todas as despesas de viagem da sua empresa através de um painel muito fácil de utilizar.

Saiba mais sobre a Bolt Business e como podemos ajudar a sua PME a reduzir os custos com viagens e a tornar a gestão de despesas muito mais fácil!

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