Rozliczaj przejazdy z Bolt Business

December 17, 2020

Share
Bolt Business Accounting

Opłacania przejazdów służbowych i ich rozliczanie może być uciążliwe, gdy robisz to samodzielnie. Według badań zautomatyzowane raportowanie kosztów służbowych może finalnie kosztować o 39% mniej niż robienie tego samodzielnie, bez wsparcia.

Jeśli chcesz się przekonać, dlaczego warto zarządzać przejazdami pracowników za pomocą jednego panelu, czytaj dalej.

Pułapki przy samodzielnym rozliczaniu

Każde rozliczenie delegacji czy zwykłego przejazdu służbowego to dość biurokratyczny i żmudny proces, który zabiera cenny czasu w ciągu dnia pracy i może spowolnić cały zespół.

Sprawdź, w jaki sposób manualne raportowanie wydatków wpływa na Twoją niekorzyść.

Proces rozliczeń (w godzinach pracy)

Posłużymy się tutaj przykładem.

Jeden z pracowników jedzie na spotkanie z ważnym klientem po drugiej stronie miasta, opłacając samodzielnie przejazd. Następnie przekazuje rachunek swojemu kierownikowi wraz z wypełnionym dokumentem odbytej delegacji. Kierownik sprawdza te dokumenty a jeśli są w porządku, przekazuje je do księgowości. Następnie kolejna osoba poświęca swój czas, aby wszystko zweryfikować i złożyć stosowny raport.

Zakładając, że nie ma żadnych problemów ani błędów, Twój księgowy zwraca koszty pracownikowi.

Choć może to nie wydawać się zbyt skomplikowane, wyobraź sobie dział trzydziestu pracowników, którzy mają od sześciu do ośmiu spotkań dziennie.

W sumie daje to aż 4800 rozliczeń miesięcznie – ale spójrzmy na rzeczywiste dane.

Błędy, koszty i oczekiwanie na zwroty

W badaniu przeprowadzonym w 2015 r. Przez Global Business Travel Association firmy zgłaszały średnio 51 000 raportów wydatków każdego roku. Koszty związane z raportowaniem są niewyobrażalnie wysokie, a podbija je dodatkowo coś, czego nie da się wyeliminować w raportowaniu manualnym – błąd ludzki.

Badanie wykazało, że co piąty wniosek zawiera błąd uniemożliwiający rozliczenie przejazdu. Od zagubienia paragonu po literówki w dokumentach – te z pozoru łatwe do uniknięcia pomyłki pochłaniają średnio 3000 godzin pracy, które mogły być wykorzystane lepiej.

Kolejną kwestią jest to, że bez względu na to jaki to był błąd, zwrot kosztów które poniósł pracownik opóźnia się, a z tego nikt nigdy nie jest zadowolony.

Bolt Business accounting

Bolt Business idealnym wyborem

W dzisiejszym świecie żadna firma nie powinna topić się w rachunkach i biurokratycznych procesach. Bolt Business ma oprogramowanie, które zrobi to za Ciebie.

Niestandardowe limity i budżety wydatków

Niektóre zespoły potrzebują większych budżetów na podróże niż inne. Bolt Business pozwala ustalić jasne limity, dotyczące przejazdów firmowych, dzięki którym nie przekroczycie zaplanowanego budżetu.

Twoi pracownicy nie będą musieli martwić się o rachunki i wszystkie przejazdy będą opłacane automatycznie, z karty firmowej. Ty decydujesz, kto i w jakiej sytuacji korzysta z Bolt Business, a my zajmujemy się resztą.

Koniec ręcznego raportowania wydatków

Twój zespół księgowy ma lepsze rzeczy do roboty niż ściganie pracowników i odczytywanie wyblakłych rachunków. Użytkownicy Bolt Business otrzymują miesięczne podsumowanie przejazdów i wydatków, a wszystkie rozliczenia są obsługiwane bez jednego papierowego pokwitowania – pomyśl o wszystkich oszczędzonych drzewach.

Martwisz się, że wszyscy będą mieli dostęp do firmowej karty kredytowej? Dzięki niestandardowym limitom pracownicy nie mogą przekroczyć przydzielonego budżetu na podróże. Gdy tylko skończą podróż, poprosimy ich o opisanie celu podróży i potrącenie opłaty z budżetu.

Bonus: oszczędzisz ok. 30% w porównaniu do zwykłych taksówek

Jedną z zalet bycia jedną z najszybciej rozwijających się platform transportowych na świecie jest to, że możemy zaoferować najlepsze oferty na przejazdy.

Oprócz łatwego księgowania wydatków, użytkownicy Bolt Business oszczędzają nawet 30% na opłatach. Jeśli to ci nie wystarczy, możesz również cieszyć się możliwością wyboru poziomu luksusu swojej podróży. Pojedź na spotkanie mercedesem zamiast toyotą. To Ty wybierasz.

Jeśli planujesz skalowanie, automatyczne raportowanie podróży służbowych jest koniecznością. Jesteśmy dostępni w ponad 20 krajach i chcemy pomóc Ci rozwijać się bez względu na to, gdzie jesteś i co robisz. Dowiedz się więcej o Bolt Business i zaglądaj na naszego bloga, aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących oszczędzania.

Share

Ostatnio dodane posty