Tips voor een reiskostenbeleid die elk klein bedrijf moet weten

August 16, 2021

Share

Het is een veelgemaakte fout voor managers van kleine bedrijven om aan te nemen dat een beleid en richtlijnen voor zakenreizen iets zijn waar alleen grotere ondernemingen zich zorgen over hoeven te maken.

Maar als er één ding is dat je niet ter interpretatie wilt laten, dan is het wel wat kwalificeert als een “aanvaardbare uitgave” voor een zakenreis. Je zult het op de harde manier moeten leren wanneer een factuur voor een verblijf van 3 nachten in een 5-sterrenhotel op je bureau belandt.

Het instellen van een passend reiskostenbeleid kan lastig zijn, vooral voor een klein bedrijf. Enerzijds moet je ervoor zorgen dat jouw medewerkers zich onderweg gesteund voelen. Aan de andere kant wil je niet dat je de rekening vasthoudt tijdens een volledig betaalde vakantie! Hier zijn enkele toptips voor het vinden van een gulden middenweg.

1. Wees zo duidelijk en specifiek mogelijk

Een reiskostenbeleid komt neer op een schema beperkingen voor het reizen, accommodaties en het gebruik van bepaalde boekingskanalen.

Een recent artikel van Expedia over trends in zakelijk reizen toont aan dat maar 60% van de bedrijven een vorm van reiskostenbeleid toepassen. In het geval jouw bedrijf in de overige 40% valt, geen zorgen – het opzetten van een soortgelijk beleid is makkelijker dan je denkt. Denk vooral aan de volgende punten:

  1. Bedenk hoe het proces voor jouw bedrijf er uit dient te zien;
  2. Bepaal regels en beperkingen in het boeken en reserveren;
  3. Bepaal duidelijke limieten;
  4. Zorg ervoor dat er iemand binnen de organisatie verantwoordelijk wordt voor het beleid.

Een laatste punt om in gedachten te houden, is dat het beleid simpel genoeg dient te zijn voor iedereen binnen het bedrijf.

Dit betekend echter niet per se dat iedereen gelijke budgetten dient te hebben binnen de organisatie. Jouw Sales team zal hoogstwaarschijnlijk meer budget behoeven, omdat het simpelweg hun taak is om meer te reizen om klanten te bezoeken.

2. Gebruik systemen om het jezelf makkelijk te maken

Je zult denken, ‘Hoe moeilijk kan het zijn om een paar bonnen te bewaren en door te sturen naar het Finance team?’ Dat klopt, het hoort niet moeilijk te zijn.

Maar dit wordt een stuk moeilijker wanneer je niet alleen de reiskosten van één werknemer verwerkt. Stel je voor dat elke werknemer al zijn/haar reiskosten bij jou indient, elke dag.

Op dat moment zal het uiteindelijk invloed gaan hebben op de dagelijkse processen. Het weinige werk wat er dagelijks wordt gedaan aan reiskostenbeleid, zal uiteindelijk honderden uren werk zijn voor jou en jouw team. En dat kost natuurlijk best wat salaris.

Gelukkig zijn daar oplossingen voor, zoals het Bolt Business Team Account. Het gebruik hiervan gaat jou en jouw team bergen werk besparen.

Met het Team Account kunnen managers het reiskostenbeleid per werknemer instellen. Op deze manier zullen alle bonnen na elke rit automatisch doorgestuurd worden naar de Finance afdeling.

De bevoegde managers op het Bolt Business Team Account ontvangen elke maand een overzicht van de uitgaven per werknemer, zonder enig papier te verspillen. Dit versoepeld niet alleen de werkzaamheden, maar help je de natuur ook nog mee!

Het is daarom ook goed om te weten dat alle Bolt ritten door heel Europa Co2-neutraal zijn.

3. Beloon medewerkers

In de meeste MKB bedrijven zijn werknemers zelf verantwoordelijk voor het boeken van zakelijke reizen. Wanneer er geen beleid is omtrent het zakelijke reizen, kan dit zorgen voor hoge kosten. Met of zonder opzet.

Het komt namelijk allemaal neer op onze menselijke aard. Zelfs de meest zuinige mensen letten minder goed op prijzen wanneer ze niet hun eigen geld uitgeven.

Dus als je een cultuur wilt creëren wat werknemers aanspoort om de juiste financiële beslissing te maken wanneer het neerkomt op reiskosten, overweeg een beloning.

Het klinkt misschien contra-intuïtief, maar door zuinige werknemers te belonen omdat ze zich aan hun budget houden, zul je alle overige werknemers aanmoedigen om dit ook te doen.

Beloningen kunnen variëren van een jaarlijkse bonus, een cadeau of extra privileges. Wees niet bang om creatief te zijn wanneer het gaat om een voorbeeld voor iedereen te vormen!

4. Vind een bedrijf dat past bij jouw bedrijfsgrootte

Wanneer jouw bedrijf (nog) niet de allergrootste multinational is, en je bent zoekende naar een oplossing voor een relatief klein bedrijf, kan het moeilijk zijn om een bedrijf te vinden dat je hierin assisteert.

Als het gaat om zakelijke taxi ritten, kan een Bolt Business Werkprofiel beter geschikt zijn voor een klein team. Dit zorgt ervoor dat werknemers:

  • bonnen ontvangen met alle bedrijfsinformatie vermeldt, zoals de accountant dat wilt;
  • een email adres kunnen kiezen waarop ze de bonnen willen ontvangen;
  • makkelijk kunnen wisselen tussen hun persoonlijke en Bolt profiel voordat ze een rit bestellen.

Een Werkprofiel is makkelijk te installeren in de Bolt-app, door in het menu naar Betaling te gaan. 

En onthoud, wanneer jouw bedrijf groeit, groeit Bolt met je mee. Wij bieden verschillende gemakkelijke oplossingen voor alle grootten bedrijven.

Stroomlijn jouw teams reiskosten met Bolt Business

Naast betaalbare tarieven aan te bieden in meer dan 40 landen wereldwijd, biedt Bolt Business Team Account nu het platform om alle reiskosten in een overzichtelijk dashboard te overzien.

Ontdek hoe Bolt Business jouw SMB kan helpen in het minimaliseren van reiskosten!

Share

Recente posts