Accounting tips: hoe voorkom je onkostenfraude?

March 05, 2021

Share
1200x628_bolt business

Uit een recent onderzoek van de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) bleek dat 2.690 gevallen van gerapporteerde fraude in 125 landen gepaard gingen met het duizelingwekkende prijskaartje van meer dan 6 miljard euro aan totale verliezen en een gemiddeld verlies van €100.000 per geval.

En als verwacht dat deze fraudegevallen voornamelijk bij grotere bedrijven plaats vonden dan heb je het mis. De ACFE ontdekte dat kleine bedrijven bijna twee keer zoveel verloren per geval. Gemiddeld werd er €168.000 verloren in bedrijven met minder dan 100 werknemers.

Onkostenfraude is een dreigend probleem dat niet altijd een duidelijke oplossing heeft. Maar als het onbeheerd wordt achtergelaten, kan fraude een enorme hap uit de bedrijfsresultaten halen en een cultuur van zelfgenoegzaamheid en regelrechte oneerlijkheid voortbrengen, wat tot ernstige gevolgen kan leiden (zie: Enron).

Om een cultuur van verantwoording aan te moedigen en tegelijkertijd te besparen op verkwistende uitgaven, volgen hier enkele best practices die je kunt overwegen bij het voorkomen van onkostenfraude.

Zorg voor transparant beleid

Als er duidelijke regels zijn, is het voor individuen die het systeem proberen te exploiteren moeilijker om onwetendheid te claimen en tegelijkertijd een cultuur van eerlijkheid en integriteit binnen het bedrijf te creëren. Het maakt het veel gemakkelijker om volgens de regels te spelen als iedereen volledig weet wat de regels precies zijn!

Elk budget waarbij dure vliegtickets of hotelkamers worden geboekt, kan een aanleiding zijn voor onkostenfraude. Het hebben van een officieel zakenreisbeleid – in feite een raamwerk van limieten die zijn vastgesteld rond de manier waarop jouw werknemers reizen, accommodatie/onkostenvergoedingen en de voorkeursleveranciers of boekingskanalen van jouw bedrijf – kan een uitstekende manier zijn om duidelijke grenzen te stellen als het gaat om zakelijke uitgaven.

En toch heeft een recente studie van reistrends door Expedia Group uitgewezen dat slechts 60% van de bedrijven een reisbeleid heeft. Als jouw bedrijf in de 40% van de bedrijven valt zonder duidelijk beleid, kan dit een geweldige manier zijn om de controle over de uitgaven terug te nemen met een duidelijk, transparant beleid. Dit is waar je je op moet concentreren:

  1. Geef aan hoe het goedkeuringsproces van jouw bedrijf eruitziet;
  2. Stel richtlijnen op voor boekingen en reserveringen;
  3. Stel duidelijke onkostenlimieten in;
  4. Zorg ervoor dat het beleid is toegewezen aan een duidelijke eigenaar binnen de organisatie.

Zorg ervoor dat je de tijd neemt om het beleid met jouw werknemers door te nemen en ervoor te zorgen dat ze een duidelijk begrip hebben en of ze al dan niet vragen of opmerkingen hebben – voordat je officieel het nieuwe reisbeleid voor het bedrijf invoert.

Sta vrijheid toe, met redelijke grenzen

Hoewel structuur en regels een goede zaak zijn, wil je oppassen dat je niet overdrijft. Als werknemers het gevoel hebben dat ze niet vertrouwd worden, zullen ze wrok beginnen te voelen.

Een goede manier om vaste limieten te stellen en werknemers toch het gevoel te geven dat je hen vertrouwt, is door limieten in te stellen voor onkosten, bijvoorbeeld tot €50 per maand voor transport.

Platformen zoals het Bolt Business Team-account kunnen nuttig zijn voor het maken van werknemerspecifieke budgetten waar managers een budget voor zakenreizen of woon-werkverkeer kunnen instellen, en het is uiteindelijk aan de individuele werknemer hoe dat budget wordt besteed. Ondertussen worden alle onkostendeclaraties en bonnetjes automatisch overhandigd aan de boekhoudafdeling van het bedrijf, zonder tussenpersoon, papierverspilling en, cruciaal, geen tijd- of geldverspilling.

Gebruik technologie voor onkostenbeheer

Pop quiz! Welke van de volgende klinkt als een betere oplossing?

Oplossing A

  • Besteed een groot deel van jouw tijd aan het achtervolgen van werknemers om een onkostenformulier in te vullen;
  • Laat ze alle relevante bonnen en facturen zoeken en opsturen;
  • Neem de tijd om ervoor te zorgen dat de uitgaven in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid;
  • Overhandig alle documentatie aan het boekhoudteam, zodat ze op hun beurt kunnen proberen om dezelfde stapel verfrommelde, vervaagde bonnetjes te ontcijferen.

Oplossing B

Maak je geen zorgen over het bovenstaande, want alle transportgerelateerde facturering, boekhouding en rapportage is allemaal gestroomlijnd op een 100% papierloos, probleemloos platform.

Jouw medewerkers hoeven zich geen zorgen te maken dat ze aan hun bonnetjes blijven hangen. Als hun rit werkgerelateerd is, wordt deze in mindering gebracht op hun onkostenbudget – met een betalingsbewijs dat automatisch naar jouw financiële afdeling wordt gemaild.

Het is een no-brainer, toch? In plaats van een ad-hoc, handmatige oplossing voor het omgaan met papieren ontvangstbewijzen, kunnen moderne technologische oplossingen een integraal onderdeel van jouw bedrijf zijn. Ze halveren niet alleen de werklast, maar ook het is veel moeilijker voor individuen om mogelijkheden te ontdekken om ‘het systeem te bespelen’.

Krijg perspectief met rapportage 

Het kan gemakkelijk zijn om dingen over het hoofd te zien. Soms is er een ander perspectief nodig, of zelfs een holistisch overzicht, om een situatie echt te begrijpen.

Dit is waar regelmatige boekhoudkundige rapporten een serieuze hulp kunnen zijn in de strijd tegen interne onkostenfraude. Rapportage kan helpen om te laten zien waar er ongebruikelijke uitgavenniveaus zijn die tijdens de dagelijkse werkzaamheden misschien niet zijn opgemerkt.

Accounthouders van Bolt Business Team-accounts ontvangen een geautomatiseerd maandelijks overzicht van ritten en uitgaven rechtstreeks in hun inbox, waardoor het veel gemakkelijker wordt om een idee te krijgen van hoe het geld binnen het bedrijf wordt besteed.

Dit is vooral belangrijk als je van plan bent om op te schalen, en gelukkig is Bolt beschikbaar in meer dan 40 landen om je te ondersteunen bij de uitbreiding van jouw bedrijf.

Bespaar op ritten en stroomlijn de reiskosten van jouw team met Bolt Business

Naast het besparen op ritten, stroomlijnt het intuïtieve platform van het teamaccount alle reiskosten van jouw bedrijf met één gebruiksvriendelijk dashboard. Lees meer over het Bolt Business Team-account, hoe we jouw bedrijf kunnen helpen reiskosten te verlagen en reiskostenbeheer een fluitje van een cent te maken!

Share

Recente posts