Grāmatvedības padomi: kā samazināt krāpniecību ar izdevumu atskaitēm

March 18, 2021

Dalīties

Krāpniecība ar izdevumiem ir problēma, kurai ne vienmēr atrodams vienkāršs risinājums. Savlaicīgi nepievēršot tam uzmanību, Tavs uzņēmuma budžets var ciest vērā ņemamus zaudējumus, mazināt savstarpējo uzticamības līmeni uzņēmumā. Tas motivē krāpniecību arī citos uzņēmuma darbības aspektos, kas, savukārt, var radīt neatgriezeniskas sekas. (piemērs: Enron).

Nesenā pētījumā, kuru veica “Association of Certified Fraud Examiners” (ACFE), tika secināts, ka 2,690 krāpniecības gadījumi 125 valstīs kopumā radījuši vairāk nekā 7 miljardu dolāru zaudējumus uzņēmumiem – vidēji 130 000 dolāru par katru gadījumu. Ja šķiet, ka ar šādiem gadījumiem galvenokārt nākas saskarties tikai lielajiem uzņēmumiem, tad ACFE atklāja, ka patiesībā mazie uzņēmumi (ar mazāk nekā 100 darbiniekiem) cieta divreiz lielākus zaudējumus – vidēji 200 000 dolāru par katru gadījumu.

Lai motivētu godīgumu un samazinātu nepamatotus tēriņus, piedāvājam dažus padomus, ar kuru palīdzību varēsiet aizkavēt un novērst krāpniecību ar atskaitēm par izdevumiem.

Skaidri un atklāti noteikumi

Ja uzņēmumā pastāv skaidri noteikumi, darbiniekiem, kas vēlas izmantot nepilnības sistēmā sava labuma gūšanai, ir grūtāk to izdarīt, aizbildinoties ar neziņu. Tas palīdz veidot un uzturēt atklātu un godprātīgu mikroklimatu uzņēmumā. Ir daudz vienkāršāk noteikumus ievērot, ja visiem ir skaidrs, kādi tie ir!

Ikviens budžets, kurā ir paredzēti tēriņi dārgām lidmašīnu biļetēm vai viesnīcu istabiņām var provocēt krāpniecību ar izdevumu atskaitēm. Oficiālas ceļošanas izdevumu politikas ieviešana var būt lielisks palīgs – noteikti limiti summām, par kādām iegādājamas lidmašīnu biļetes vai rezervējamas viesnīcu istabiņas, kā arī konkrēti sadarbības partneri, pie kuriem jāveic nepieciešamās rezervācijas.

Tomēr nesen veiktā “Expedia Group” pētījumā atklājās, ka tikai 60% uzņēmumu pastāv noteikumi darbinieku braucieniem. Ja tavs uzņēmums ir starp tiem 40%, kuros nepastāv noteikumi darbinieku darba braucienu izdevumiem, šis varētu būt labs brīdis tādus izveidot. Lūk, kam jāpievērš uzmanība:

  1. Nosaki uzņēmuma procesus izdevumu apstiprināšanai;
  2. Izveido noteikumus rezervācijām un pasūtījumu veikšanai;
  3. Nosaki skaidrus tēriņu limitus;
  4. Nosaki atbildīgo personu, kas garantēs šo noteikumu uzraudzību.

Pārliecinies, ka noteikumi tiek saprotami un pilnībā izskaidroti iekvienam darbiniekam, atbildi uz visiem viņu jautājumiem – dari to vēl pirms šo oficiālo noteikumu stāšanās spēkā.

Atļauj rīkoties brīvi, bet saprātīgā apjomā

Struktūra un noteikumi ir laba lieta, bet ir jāuzmanās ar pārspīlējumiem. Darbiniekiem pārlieku striktu noteikumu dēļ var rasties aizvainojums un sajūta, ka viņus uzskata par noziedzniekiem.

Labs veids, kā noteikt ierobežojumus, bet tajā pašā laikā parādīt, ka darbiniekiem uzticies, ir noteikt tēriņu limitus – piemēram, līdz 50€ mēnesī transporta izdevumiem.

Tādi rīki kā, piemēram, Bolt Biznesa portāla Uzņēmuma konts var palīdzēt pielāgot tēriņu limitu kaut katram darbiniekam individuāli – uzņēmuma administrators var iestatīt darba braucienu limitu, bet tajā pašā laikā ļaut katram darbiniekam izvēlēties, kad un kā tieši izmantot šo budžetu braucieniem. Visas braucienu atskaites un pārskati automātiski tiek nosūtīti uzņēmuma grāmatvedībai. Nav nepieciešami nekādi lieki soļi, darbinieku piesaiste, apstrāde vai laika patēriņš.

Izmanto tehnoloģijas profesionālai izdevumu pārvaldei

Jautājums! Kurš no zemāk redzamajiem risinājumiem šķiet labāks?

Risinājums A

  • Pavadi daļu dārgā laika, atgādinot darbiniekam aizpildīt iesniegumu par tēriņu atmaksu;
  • Panāc, ka tiek iesniegti visi nepieciešamie rēķini un čeki;
  • Velti laiku, pārliecinoties, ka izdevumi ir atbilstoši uzņēmuma noteikumiem;
  • Iesniedz visu dokumentāciju grāmatvedībai, lai viņi var atkārtoti izskatīt pieprasījumu, kā arī saprast, kas norādīts saburzītos, neskaidros un izbalējušos čekos.

Risinājums B

Netērē laiku, uztraucoties par augstāk aprakstīto, jo transporta izdevumu rēķini, pārskati un grāmatvedība ir veicama ērtā 100% elektroniskā, viegli lietojamā platformā.

Taviem darbiniekiem nav jāuztraucas par čeku saglabāšanu. Ja brauciens saistīts ar darba darīšanām, tas tiek apmaksāts no darbiniekam atvēlētā budžeta un grāmatvedībai piemērota atskaite automātiski tiek nosūtīta tavam finanšu departamentam.

Izvēle ir vieglāka par vieglu, vai ne? Labāk uzņēmumam izvēlēties modernus risinājumus, kas krietni samazinās gan šiem procesiem atvēlamo laiku, gan arī iespēju krāpties ar izdevumiem. No tā grūti izvairīties, manuāli apstrādājot čekus papīra formātā.

Iegūsti skaidrību ar automātiskiem pārskatiem

Ir ļoti grūti gūt labu pārskatu par kopējo situāciju ar transporta izdevumiem uzņēmumā, ja ikdienā uzmanība tiek pievērsta tikai katram braucienam atsevišķi manuālas čeku apstrādes laikā.

Regulāri periodu pārskati var palīdzēt gan laicīgi pamanīt, gan novērst krāpšanos ar izdevumiem. Vienotos un regulāros pārskatos būs labi redzams izdevumu pieaugums.

Bolt Business Uzņēmuma konta īpašnieki saņem braucienu un tēriņu pārskatus savā e-pastā. Tas ievērojami atvieglo uzņēmuma braucienu izdevumu pārlūkošanu un uzskatāmi parāda kopējo tēriņu apjomu.

Tas ir īpaši būtiski, ja plāno izaugsmi. Bolt ir pieejams vairāk nekā 40 valstīs, lai palīdzētu tev veiksmīgi paplašināt sava uzņēmuma darbību.

Tērē mazāk braucieniem un atvieglo tēriņu atskaites ar Bolt Business

Ar Uzņēmuma kontu tavi darbinieki varēs veikt braucienus par izdevīgāku cenu, bet tu – pārvaldīt visus darba braucienus vienā, ērti lietojamā platformā. Uzzini vairāk par Bolt Business Uzņēmuma kontu. Mēs varam palīdzēt samazināt uzņēmuma tēriņus un atvieglot procesus, kas saistīti ar atskaitēm par braucienu izdevumiem!

Bolt Business

Dalīties

Pēdējie ieraksti