Patarimai apskaitai: kaip išvengti su išlaidomis susijusio sukčiavimo

March 17, 2021

Share
1200x628_bolt business

Neseniai Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) atliktas tyrimas nustatė, kad 2690- yje pranešimų apie sukčiavimą, gautų 125-iose šalyse nuostolių suma sudarė daugiau kaip 7 milijardus dolerių. Įspūdinga, ar ne? idutinis nuostolis sudarė 130 000 JAV dolerių už kiekvieną atvejį. Ir jei pagalvojote, kad šie sukčiavimo atvejai dažniausiai nustatyti didesnėse įmonėse, ACFE patvirtino, kad mažos įmonės nukentėjo beveik dvigubai daugiau. Pavyzdžiui, įmonėse, kuriose dirba mažiau nei 100 darbuotojų, vidutinis nuostolis buvo 200 000 USD.

Sukčiavimas, susijęs su išlaidomis yra aktuali problema, kuri ne visada turi aiškų sprendimą. Be to, ši problema gali smarkiai pakenkti verslui bei net paskatinti sukčiavimo kultūrą, kuri gali turėti sunkias pasekmes (žr. „Enron“).

Norėdami paskatinti atsakomybės kultūrą ir sumažinti s, pateikiame keletą patarimų, padėsiančiųišvengti su išlaidomis susijusio sukčiavimo.

Skaidrios politikos svarba

Kai nustatomos aiškios taisyklės bei kuriama sąžiningumo kultūra, asmenims, kurie siekia išnaudoti sistemą, išlikti nematomiems tampa sudėtinga. Kai taisyklės yra puikiai žinomos visiems, tampa paprasčiau jų laikytis.

Bet koks biudžetas (ypač apimantis brangių lėktuvų bilietų ar viešbučių kambarių rezervavimą) gali tapti su išlaidomis susijusios sukčiavimo objektu. Įdiegta oficiali verslo kelionių politika, kuri nustatytų limitus Jūsų darbuotojų kelionių apgyvendinimo išlaidų kompensacijoms ir įmonės pageidaujamiems tiekėjams ar rezervavimo kanalams, gali būti puikus būdas oficialiai nustatyti verslo išlaidų ribas.

Vis dėlto neseniai atliktas „Expedia Group“ kelionių tendencijų tyrimas parodė, kad tik 60% įmonių taiko kokią nors kelionių politiką. Jei Jūsų įmonė patenka tarp 40% įmonių, neturinčių aiškios politikos, tai ženklas, jog atėjo laikas įvesti išlaidų kontrolę su aiškiomis ir skaidriomis taisyklėmis. Štai į ką reiktų atkreipti dėmesį:

  1. Nustatykite, kaip atrodo išlaidų patvirtinimo procesas Jūsų įmonėje;
  2. Nustatykite užsakymų ir rezervavimo gaires;
  3. Nustatykite aiškias išlaidų ribas;
  4. Įsitikinkite, kad politikos kontrolė priskirta konkrečiam asmeniui.

Prieš oficialiai nustatydami naują įmonės kelionių politiką, būtinai skirkite laiko persvarstyti taisykles su savo darbuotojais ir įsitikinkite, ar jie aiškiai viską supranta, o galbūt turi konstruktyvių pasiūlymų.

Leiskite laisvę su pagrįstomis ribomis

Nors struktūra ir taisyklės yra puikus dalykas, laisvės svarbos taip pat reikia neužmiršti. Jei darbuotojai pajus, kad su jais elgiamasi kaip su nusikaltėliais, jie ims piktintis.

Geras būdas nustatyti tvirtas ribas, tuo pačiu leidžiant darbuotojams jaustis, kad jais pasitikite, yra išlaidų ribų nustatymas. Pavyzdžiui, 50€ per mėnesį limitas kelionėms.

Tokia platforma, kaip Bolt Įmonės paskyra gali būti naudinga, jei darbuotojams norite nustatyti individualius biudžetus, kuriuose vadovai nesunkiai gali apriboti verslo kelionių biudžetą. Ir tuomet nuo kiekvieno darbuotojo priklauso, kaip tas biudžetas bus išleidžiamas. Tuo tarpu buhalterija bus labai paprasta – visos išlaidų ataskaitos ir kvitai automatiškai perduodami įmonės buhalterijos skyriui, be jokio „vidurinio žmogaus“, be švaistomo popieriaus ir, svarbiausia, su kur kas mažiau laiko ir pinigų.

Naudokitės technologijomis ir valdykite išlaidas paprasčiau

Blitz klausimas! Kuris iš šių sprendimų skamba geriau?

Sprendimas A

  • Praleisti didžiulę laiko dalį, vaikantis darbuotoją, kad užpildytumėte išlaidų formą;
  • priversti darbuotojus surasti ir pateikti visus kvitus ir sąskaitas;
  • skirti laiko tam, kad įsitikintumėte, jog išlaidos atitinka įmonės politiką;
  • atiduoti visus dokumentus buhalterijai, kad jie galėtų i iššifruoti suglamžytų bei išblukusių kvitų krūvą.

Sprendimas B

Nešvaistyti laiko jaudinantis dėl viršuje nurodytų aspektų, nes visi su transportu susiję sąskaitų faktūrų išrašymo, apskaitos ir ataskaitų teikimo būdai yra supaprastinti naudojant 100% elektroninę platformą.

Jūsų darbuotojams nereikia jaudintis dėl kvitų išsaugojimo. Jei jų kelionė susijusi su darbu, suma išskaičiuojama iš jų kredito limito bei elektroninis kvitas automatiškai išsiunčiamas Jūsų finansų skyriui.

Atsakymas turbūt aiškus, tiesa? Šiuolaikiniai technologiniai sprendimai yra neatsiejama verslo dalis, nes jie ne tik sumažina darbo krūvį per pusę, bet ir galimybes „apeiti sistemą“.

Matykite visumą

Užimtoje dienotvarkėje gana paprasta pražiūrėti tam tikrus dalykus. Kartais norint apčiuopti ir matyti visumą, reikia pažvelgti kitu kampu perspektyvos ar net holistinio požiūrio.

Reguliarios apskaitos ataskaitos gali padėti kovojant su sukčiavimu įmonės viduje. Ataskaitos gali parodyti neįprastas išlaidų apimtis, kurių galbūt nepastebėjote kasdienių operacijų metu.

Bolt Įmonės Paskyros  gauna automatinę mėnesio kelionių ir išlaidų suvestinę tiesiai į savo pašto dėžutę. Tai leidžia lengviau suvokti, kaip ir kur išleidžiami pinigai įmonėje.

Tai ypač svarbu, jei planuojate įmonės augimą. Gera žinia ta, , jog Bolt programėlė jau yra prieinama daugiau nei 40- yje šalių ir visuose didžiuosiuose (ir ne tik) Lietuvos miestuose tad padės Jums, kai Jūsų verslas ims plėstis.

Sutaupykite ir supaprastinkite kelionių išlaidas su „Bolt Business“

Įmonės Paskyros intuityvi platforma ne tik taupo kelionių išlaidas, bet ir apdoroja bei pateikia įmonės išlaidas vienoje lengvai suprantamoje suvestinėje. Sužinokite daugiau apie „Bolt“ Verslo Paskyrą ir kaip mes galime padėti Jums sumažinti kelionių išlaidas ir palengvinti jų valdymą.

Share

Naujausi įrašai