Kelionių išlaidos: ką turi žinoti smulkus verslas

March 31, 2021

Share
Bolt Business

Dažnai atrodo, kad smulkus verslas ir verslo kelionių politika turi mažai ką bendro, o dėl verslo kelionių gairių turi nerimauti tik didesnės įmonės. Bet yra vienas aspektas, kurio tikrai nereiktų palikti interpretacijai – tai  „priimtinos išlaidos“ verslo kelionėms. Kitu atveju tikriausiai teks nustebti, kai ant Jūsų stalo atsidurs sąskaita faktūra už 3 naktų viešnagę 5 žvaigždučių viešbutyje.

Smulkus verslas gali susidurti su klausimais, kaip nustatyti kelionių išlaidas. Viena vertus, turite įsitikinti, kad Jūsų darbuotojai jaučiasi palaikomi. Kita vertus, veikiausiai nenorėtumėte sumokėti už „viskas įskaičiuota“ atostogas. Štai keletas patarimų, kaip rasti aukso viduriuką.

1. Būkite kuo aiškesni ir konkretesni

Verslo kelionių politika yra apribojimai, nustatyti Jūsų darbuotojų kelionėms, jų apgyvendinimo išmokoms ir tiekėjų ar užsakymo kanalų pasirinkimui.

Neseniai „Expedia Group“ atliktas kelionių tendencijų tyrimas parodė, kad tik 60% įmonių taiko verslo kelionių politiką. Jei Jūsų įmonė patenka į 40% verslų, kurie neturi aiškios politikos, nesijaudinkite – tai padaryti kur kas lengviau, nei manote. Štai į ką reikia atkreipti dėmesį:

1. Apsispręskite, kaip atrodo Jūsų įmonės išlaidų patvirtinimo procesas;
2. Nustatykite užsakymų ir rezervavimo gaires;
3. Įsitikinkite, kad verslo kelionių išlaidos turi aiškiai nustatytas ribas;
4. Įsitikinkite, kad politika priskirta aiškiam konkrečiam asmeniui.

Smulkus verslas, kurdamas kelionių politiką, turi nepamiršti, kad ją turėtų būti paprasta pritaikyti visai įmonei.

Tai nebūtinai reiškia, kad visos komandos ir darbuotojai turėtų turėti vienodą išlaidų biudžetą. Jūsų pardavimų komandai greičiausiai reikės didesnio biudžeto nei kitiems. Juk jų darbo pobūdis tikriausiai reikalauja, kad jie kur kas dažniau vyktų susitikti su klientais, palyginus su kitais darbuotojais.

2. Įgykite pranašumą naudodamiesi technologijomis

Galbūt galvojate: „Ar gali būti taip sunku sutvarkyti kelis kvitus ir perduoti juos apskaitai?” Iš pažiūros tai išties neturėtų būti sudėtinga.

Tačiau tokią atsitiktinę sistemą tampa kur kas sunkiau valdyti, kai tenka padengti daugiau nei vieno darbuotojo trijų dienų verslo konferencijos kelionės išlaidas. Apsvarstykite, kiek kartų vidutiniškai kiekvienas Jūsų darbuotojas pateikia savo verslo kelionių išlaidas.

Oficialių procesų nebuvimas iš tiesų gali atsiliepti įmonės rezultatams. Daug pastangų reikia vien tvarkos palaikymui, o tai Jūsų komandai gali atsieiti šimtus sugaištų valandų. Įsivaizduokite, kiek tai kainuoja pinigine išraiška.

Laimei, tokie sprendimai kaip „Bolt Business“ įmonės paskyra gali išgelbėti, kai reikia supaprastinti verslo kelionių apskaitą.

Įmonės paskyra leidžia vadovams nustatyti konkretaus darbuotojo kelionių išlaidų kompensacijas. Taip pat nebereikia tvarkyti pavienių kvitų, nes visos sąskaitos po kiekvienos kelionės automatiškai persiunčiamos Jūsų finansų komandai.

„Bolt Business“ įmonės paskyros administratoriai kas mėnesį gauna darbuotojų kelionių ir išlaidų suvestinę, o visos sąskaitos tvarkomos be jokių popierinių kvitų. Jūs ne tik supaprastinsite sau darbą, bet ir išsaugosite daugybę medžių!

Verta prisiminti, kad „Bolt“ kelionės visoje Europoje yra neutralios anglies dioksido atžvilgiu.

3. Apdovanokite darbuotojus už atsakingus sprendimus

Daugumoje mažų ir vidutinių įmonių, darbuotojai yra patys atsakingi už savo darbo kelionių ir apgyvendinimo vietų užsakymą. Jei Jūsų įmonė neturi nustatytų konkrečių verslo kelionių taisyklių, darbuotojas tampa pilnai atsakingas už kelionių iš taško A į B logistiką. Tai gali virsti dideliais kelionių kaštais (atsitiktiniais ir ne tik).

Viskas priklauso nuo žmogaus prigimties. Net patys taupiausi asmenys paprastai nekreipia tiek daug dėmesio į kainą, kai leidžia ne savo pinigus.

Taigi, jei norite sukurti darbinę kultūrą, kuri skatintų darbuotojus priimti protingus finansinius sprendimus visais verslo kelionių aspektais, apsvarstykite apdovanojimo politiką.

Nors gali atrodyti priešingai, tačiau atlygindami taupiems darbuotojams už tai, kad jie laikosi verslo kelionių biudžeto, Jūs skatinate visus savo darbuotojus geriau tvarkyti savo kelionės išlaidas.

Paskatos gali būti įvairios: pradedant metine premija, baigiant specialia dovana ar papildomomis privilegijomis. Nebijokite būti kūrybingi, kai reikia parodyti gerą pavyzdį keliaujant įmonės sąskaita!

4. Raskite partnerį, kuris tinka Jūsų įmonės dydžiui

Rasti patikimą partnerį, kurio rankose verslo kelionių išlaidos taps sklandžiu Jums procesu, nėra lengva. Ypač jei ieškote sprendimo nedideliam verslui, kuris dar nėra tapęs tarptautine korporacija (kol kas!).

Kalbant apie verslo keliones, „Bolt“ verslo profilis puikiai tinka mažai komandai. Verslo profilis leidžia:

* gauti mokesčių kvitus su įmonės rekvizitais, tinkamus buhalterijai;
* pasirinkti el. pašto adresus, į kuriuos gausite kvitus;
* prieš užsakant keliones, lengvai persijungti iš asmeninio į verslo profilį, ir atvirkščiai.

Verslo profilį galite sukurti bet kuriuo metu „Bolt“ programėlės skiltyje „Mokėjimai“.

Ir nepamirškite, kad Jūsų įmonei augant, „Bolt Business“ augs kartu su Jumis. Mes turime patogių sprendimų bet kokio dydžio įmonėms ir visoms padėsime lengvai valdyti kelionių išlaidas.

Verslo kelionių išlaidos – paprasčiau su „Bolt Business“

Nepaisant to, kad sutaupyti kelionėms galite daugiau nei 40–yje pasaulio šalių, „Bolt Business“ įmonės paskyros intuityvi platforma užtikrins, kad Jūsų komandos verslo kelionių išlaidos atsidurtų vienoje suvestinėje.

Sužinokite daugiau apie „Bolt Business“ ir kaip mes galime padėti sumažinti bei kuo paprasčiau valdyti Jūsų įmonės kelionių išlaidas!

Share

Naujausi įrašai