4 būdai sumažinti verslo kelionių išlaidas

January 20, 2021

Share
Travel expenses business

Pasaulyje kasmet įvyksta apie 445 milijonus verslo kelionių. Nors iš šių kelionių tik 12% tenka avialinijoms, verslo kelionės sudaro net 75% aviakompanijų pelno. Kad ir kaip tuo džiaugiasi aviakompanijos, jei turite savo verslą ar esate skyriaus vadovas – Jums tai ne kokia žinia.

Šie skaičiai ne tik demonstruoja didžiulį verslo kelionių rinkos dydį, bet ir atspindi verslo kelionių biudžeto sudarymo iššūkius. Pradedant kelionių į oro uostą išlaidų skaičiavimais, baigiant sąskaitomis už pietus – verslo kelionių išlaidų valdymas yra sudėtingas ir daug laiko reikalaujantis darbas.

Ir kuo daugiau turite darbuotojų, tuo greičiau išlaidos auga.

Susitvarkyti su verslo kelionių išlaidomis gali būti iššūkis, tačiau naudodamiesi tinkamais įrankiais ir patarimais, galite nesunkiai jas sumažinti. Viskas prasideda nuo aiškių taisyklių įmonėje verslo kelionėms.

1. Nustatykite aiškias verslo kelionių taisykles

„Expedia Group“ atliktas įmonės kelionių tendencijų tyrimas parodė, kad tik 60% įmonių turi nustatytas taisykles verslo kelionėms. Jei priklausote likusioms 40% – nesijaudinkite, nes nustatyti taisykles nėra taip sudėtinga kaip atrodo.

Verslo kelionių taisyklės padeda nustatyti kaip Jūsų darbuotojai keliauja, kokias apgyvendinimo ir išlaidų kompensacijas jie gali gauti ar kokiems paslaugų tiekėjams turėtų teikti pirmenybę. Šios taisyklės gali tapti painios, tačiau kalbėkite tiesiai ir aiškiai – konkretumas bei glaustumas užtikrina veiksmingumą. Svarbiausia sutelkti dėmesį į šiuos taisyklių formavimo pagrindus:

1. Nustatykite patvirtinimo procesą;
2. Įtraukite gaires užsakymams bei rezervacijoms;
3. Nustatykite aiškias išlaidų ribas;
4. Taisyklėms priskirkite konkretų jų savininką.

Reikia nepamiršti, kad šios taisyklės turėtų būti pakankamai nesudėtingos, tam, kad galėtų būti taikomos visoje įmonėje. Tačiau tai nereiškia, kad visos komandos ir darbuotojai turi gauti vienodą biudžetą išlaidoms.

2. Išnaudokite technologijas paprastam verslo kelionių išlaidų valdymui

Konkrečių procesų trūkumas bei pasenusios rezervavimo sistemos tikrai nedaro verslo kelionių proceso paprastesnio. Naudojantis įmonės įrankiais bei procedūromis dažnai neįmanoma apžvelgti skirtingų komandų išlaidų. Dėl to darbuotojai praleidžia ilgas valandas, pateikdami ataskaitas rankiniu būdu bei keldami sumas į biudžeto skaičiuokles. Galų gale, ilgas kompensavimo procesas taip pat niekam nepatinka.

Skaitmeniniai verslo kelionių sprendimai gali padėti valdyti įvairiausias kelionių išlaidas. Pavyzdžiui, Bolt Business siūlo įmonėms išsamią darbuotojų kelionių išlaidų apžvalgą ir automatiškai tvarko visas išlaidų ataskaitas bei sąskaitas faktūras. Vadovai gali nustatyti kredito limitus darbuotojams, o darbuotojai gauna išlaidų kompensaciją tą pačią sekundę – be jokio vargo, pretenzijų ir daugybės valandų, praleistų teikiant ataskaitas.

Nepaisant sutaupyto laiko ir pinigų, verslo kelionės taip pat tampa patogesnės ir malonesnės suteikiant asmenims laisvę patiems jas užsisakyti.

Bolt Business Accounting

3. Apdovanokite darbuotojus už tai, kad jie laikosi numatyto biudžeto

Daugelis mažų ir vidutinių įmonių darbuotojų negali mėgautis jiems užsakytais skrydžiais. Vietoj to, jie patys atsakingi už tai, kad nukeliautų iš taško A į B.

Jei neturite aiškios politikos, kiek tam galite skirti biudžeto, tikriausiai patirsite nereikalingų papildomų išlaidų. Turbūt žinote posakį – lengva išleisti svetimus pinigus. Tad geriau paskatinkite savo darbuotojus elgtis su įmonės biudžetu taip, kaip su savo pinigais.

Nuo metinės premijos už rūpinimąsi verslo kelionių biudžetu iki paskatinimo po kiekvienos puikiai suorganizuotos kelionės – darbuotojų motyvacinės priemonės už biudžeto laikymąsi išties gali būti įvairios. Paskata laikytis biudžeto yra ypač svarbi, kai nenaudojate išlaidų valdymo įrankio, iš anksto nustatančio ribas.

4. Bendradarbiaukite su kelionių agentūromis, kad gautumėte geriausius pasiūlymus

Nepamirškite, kad administracijos komanda ar kiti darbuotojai veikiausiai patys negali sudaryti puikių sandorių su oro linijų, viešbučių ar transporto tiekėjais. Bendradarbiaudami su kelionių agentūromis, kurios yra tokių pasiūlymų ekspertai, galite sutaupyti tūkstančius (jei ne daugiau) kelionių išlaidoms.

Kelionių agentūros perka pasiūlymus urmu, taip sutaupydamos išlaidas klientui. Panašiu principu veikia ir padeda sutaupyti Bolt Business. Ši platforma, būdama viena iš sparčiausiai augančių transporto platformų pasaulyje.

Taupykite kelionių išlaidas bei savo laiką naudodami Bolt Business

Bolt Business platforma ne tik padeda sutaupyti, bet ir pateikia Jūsų komandos išlaidas vienoje suvestinėje. Sužinokite daugiau apie Bolt Business ir kaip mes galime padėti Jums sumažinti verslo kelionių išlaidas bei palengvinti kelionių išlaidų valdymą.

download bolt vilnius

Share

Naujausi įrašai