Savjeti o putnim troškovima koje svako malo poduzeće treba znati

August 13, 2021

Share

Uobičajena je pogrešno uvjerenje svakog voditelja malog poduzeća da su pravila o putnim troškovima nešto što je potrebno samo velikim korporacijama. Ali, ako postoji jedna stvar koju ne želite ostaviti nedorečenom, onda je to “prihvatljiv trošak” poslovnog putovanja. Najgore je nešto naučiti na teži način, a upravo to se može dogoditi ako se na kraju mjeseca pojavi račun za boravak od 3 noći u hotelu s 5 zvjezdica.

Postavljanje prikladnih pravila za putne troškove može biti nezgodno, pogotovo za mala poduzeća. S jedne strane, potrebno je osigurati zaposlenicima podršku i sigurnost na putu. S druge strane, potrebno je definirati što ulazi u troškove jer poslovni put nije godišnji odmor sa svim troškovima na račun poduzeća. Evo korisnih savjeta kako pronaći zlatnu sredinu.

  1. Jasna i precizna komunikacija

Pravila poslovnih putovanja su u pravilu smjernice za zaposlenike kada idu na poslovni put, budget za smještaj, dnevnice i popis agencija preko kojih poduzeće dogovara put. 

Nedavno istraživanje koje je provela Expedia Group pokazuje da samo 60% poduzeća ima bilo kakve smjernice za poslovna putovanja. Ako je vaše poduzeće među preostalih 40%, bez brige – evo na što se treba fokusirati kod kreiranja pravila:

  1. Osmisliti postupak odobravanja putovanja;
  2. Postaviti smjernice za rezervacije;
  3. Postaviti jasna ograničenja troškova;
  4. Dobiti odobrenje vlasnika poduzeća.

Zadnja stvar koju treba imati na umu kada se kreiraju pravila putovanja za mala poduzeća – pravila bi trebala biti jednaka i primjenjiva za cijelo poduzeće.

To svakako ne znači da svi timovi i zaposlenici moraju imati isti budget potrošnje. Na primjer, tim koji se bavi prodajom vrlo vjerojatno će putovati češće i odrađivati više sastanaka s klijentima nego drugi zaposlenici, pa će trebati i veće odobrenje potrošnje na putovanju.

2. Upotreba tehnologije za lakše upravljanje troškovima

Sigurno vam prolazi kroz glavu, “Koliko teško može biti kontroliranje nekoliko računa i slanje u računovodstvo?” U pravu ste. Ne bi trebalo biti teško.

Ali ovaj usputni, manualni posao postaje teži kada se ne kontrolira samo jedan trodnevni put. Razmislite što se događa kada svaki vaš zaposlenik priloži putne troškove na kraju svakog mjeseca.

U ovom trenutku nedostatak formalnih procesa doista može utjecati na rezultate poduzeća. Trud koji je potreban samo da bi se održao red i kontrola znači potencijalno stotine izgubljenih sati rada vašeg tima. A koliki je tek iznos prekovremenih sati.

Na sreću, tu su rješenja kao što je Bolt Business Team Account koji može maksimalno olakšati kontrolu troškova i pojednostaviti računovodstvene procese poslovnih vožnji.

Team Account omogućuje voditeljima da postave prilagođene budgete putnih troškova za svakog zaposlenika. Isto tako, nema više traženja R1 računa budući da se svi računi automatski šalju računovodstvu nakon svake vožnje.

Bolt Business Team Account administrator svaki mjesec dobije izvještaj vožnji i troškova po svakom zaposleniku, a svi računi se obrađuju digitalno bez nepotrebnog trošenja papira. Ne samo da se ovim putem pojednostavljuje poslovanje nego se i štedi puno vremena!

Uz to sve, vrijedi napomenuti da su Bolt vožnje ugljično-neutralne u cijeloj Europi.

3. Nagrađivanje odgovornih zaposlenika

U većini malih poduzeća, zaposlenici su ti koji su zaduženi za rezervacije smještaja i puta. Ako poduzeće nema jasno postavljena pravila poslovnih putovanja, vrlo lako može doći do prekomjernih troškova. Slučajnih ili ne toliko slučajnih.

Sve se na kraju svodi na ljudsku prirodu. Čak i najodgovornije osobe ne obraćaju previše pozornosti na cijene kada troše novac koji nije njihov.

Stoga, ako želite stvoriti atmosferu u kojoj potičete zaposlenike da donose pametne financijske odluke, pogotovo kada su u pitanju poslovna putovanja, razmislite o uvođenju sustava nagrađivanja.

Možda zvuči kontradiktorno, ali nagrađujući štedljive zaposlenike koji se pridržavaju proračuna za poslovna putovanja, potičete sve svoje zaposlenike da bolje upravljaju troškovima putovanja.

Poticaji mogu uključivati sve, od godišnjeg bonusa do posebnog dara ili dodatnih privilegija. Ne bojte se postati kreativni kada je u pitanju postavljanje primjera za putovanja na račun poduzeća!

4. Partnerstvo koje odgovara potrebama poduzeća

Ako vaše poduzeće nije multinacionalni konglomerat (još!), a tražite rješenje za malo poduzeće, pronalaženje pouzdanog partnera za upravljanje putnim troškovima može biti izazovno.

Kada su u pitanju poslovne taxi vožnje, Bolt Business Poslovni profil mogao bi biti pravo rješenje za mali ali učinkovit tim. Poslovni profil omogućuje:

  • automatsko primanje R1 računa koji automatski može ići računovodstvu;
  • postavljanje e-mail adrese za primanje računa;
  • jednostavno prebacivanje s privatnog na poslovni Bolt profil prije zatraživanje vožnje.

Poslovni profil može se postaviti u bilo kojem trenutku u postavkama Bolt aplikacije, pod opcijom Plaćanja.

I zapamtite, kako vaša tvrtka raste, Bolt Business će isto tako rasti. Imamo prikladna rješenja za tvrtke svih veličina koja pomažu da s lakoćom upravljate svojim putnim troškovima.

Pojednostavite putne troškove vašeg tima s Bolt Business

Osim što štedite na cijenama vožnje u više od 40 zemalja svijeta, Bolt Business Team Accounta platforma pojednostavljuje sve putne troškove poduzeća na jednu nadzornu ploču koja se jednostavno koristi.

Saznajte više o Bolt Business i kako možemo pomoći vašem malom i srednjem poduzeću da smanji putne troškove i učini upravljanje troškovima lakim!

Share

Recent posts