Conseils comptables : comment prévenir la fraude liée aux dépenses

March 17, 2021

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Une étude récente de l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) a révélé que 2690 cas de fraude signalés dans 125 pays s’accompagnaient de pertes totales de plus de 7 milliards de dollars et d’une perte médiane de 130000 $ par cas. Et si vous vous faites l’hypothèse de supposer que ces cas de fraude étaient principalement dans les grandes entreprises, l’ACFE a constaté que les petites entreprises ont perdu presque deux fois plus par cas, avec une perte médiane de 200 000 $ dans les entreprises de moins de 100 employés.

La fraude aux dépenses est un problème important qui n’a pas toujours de solution claire. Mais laissée sans surveillance, la fraude peut engendrer une culture de la complaisance et de la malhonnêteté pure et simple qui peut conduire à des conséquences terribles (voir : scandale Enron).

Pour encourager une culture de la responsabilité, tout en réduisant le gaspillage, voici quelques pratiques à prendre en considération dans la prévention de la fraude liée aux dépenses.

Mettre en place une politique transparente

Lorsque des règles claires sont en place, il est plus difficile pour les personnes qui cherchent à exploiter le système de clamer leur ignorance tout en créant une culture d’honnêteté et d’intégrité au sein de l’entreprise. Il est beaucoup plus facile de respecter les règles lorsque tout le monde est pleinement conscient des règles en question.

Tout budget qui implique la réservation de billets d’avion ou de chambres d’hôtel à prix élevé peut attirer la fraude sur les dépenses. Avoir une politique officielle sur les voyages d’affaires – essentiellement un cadre de limites établies sur la façon dont vos employés se déplacent, l’hébergement/les indemnités de frais, et les fournisseurs plébiscités par votre entreprise ou les canaux de réservation – peuvent être un excellent moyen de fixer des limites fermes en ce qui concerne les dépenses d’entreprise.

Et pourtant, une étude récente sur les tendances touristiques réalisée par Expedia Group a révélé que seulement 60 % des entreprises ont mis en place une politique de voyage. Si votre entreprise tombe dans les 40% des entreprises sans politiques claires, ce pourrait être un excellent moyen de reprendre le contrôle de vos dépenses avec des politiques claires et transparentes. Voici sur quoi vous devez vous concentrer :

  1. Décrire le processus d’approbation de votre entreprise ;
  2. Établir des lignes directrices pour les réservations ;
  3. Établir des limites de dépenses claires ;
  4. S’assurer que la politique est attribuée à un propriétaire défini au sein de l’organisation.

Avant de mettre officiellement en place votre nouvelle politique de voyage de l’entreprise, assurez-vous de prendre le temps de l’examiner avec vos employés afin qu’ils la comprennent pleinement et afin de vérifier s’ils ont des questions ou des préoccupations.

Autoriser la liberté… avec des limites raisonnables

Bien que la structure et les règles soient une bonne chose, vous devez faire attention à ne pas aller trop loin. Si vos collaborateurs ont l’impression d’être traités comme des criminels, ils commenceront à avoir du ressentiment.

Une bonne façon de fixer des limites fermes tout en faisant sentir à vos collaborateurs que vous leur faites confiance consiste à fixer des limites pour les dépenses, par exemple, jusqu’à 50 € par mois pour le budget de transport.

Des plateformes comme le compte Bolt Business Team peuvent être utiles pour créer des budgets spécifiques aux employés où les gestionnaires peuvent définir un budget de déplacement ou de déplacement d’affaires, et c’est finalement à chaque employé de déterminer comment ce budget est dépensé. Entre-temps, tous les rapports de dépenses et les reçus sont automatiquement remis au service de comptabilité de l’entreprise, sans « intermédiaire », sans papier gaspillé et, surtout, sans perte de temps ou d’argent.

Utiliser la technologie pour prendre le dessus sur la gestion des dépenses

Minute quiz ! Laquelle de ces solutions suivantes vous semblent être la meilleure ?

Solution A

  • Consacrer une grande partie de votre temps à poursuivre vos collaborateurs pour qu’ils remplissent un formulaire de dépenses ;
  • les amener à trouver et à produire tous les reçus et toutes les factures pertinentes ;
  • prendre le temps de s’assurer que les dépenses sont conformes à la politique de l’entreprise ;
  • remettre tous les documents à l’équipe de comptabilité pour qu’elle puisse à son tour essayer de déchiffrer la même pile de reçus déchiquetés.

Solution B

Ne perdre aucune minute à vous inquiéter de ce qui est décrit précédemment car la facturation, la comptabilité et les rapports liés aux déplacements sont tous simplifiés sur une plateforme 100 % digitale et sans tracas.

Vos collaborateurs n’ont pas à s’inquiéter pour leurs reçus. Si leur trajet est lié au travail, il est déduit de leur budget de dépenses – avec un reçu envoyé automatiquement par email à votre service des finances.

Le choix est plutôt évident, non ? Plutôt qu’une solution ponctuelle et manuelle pour traiter les reçus papier (qui peuvent être falsifiés pour permettre à la fraude de passer inaperçue), les solutions technologiques modernes peuvent faire partie intégrante de votre entreprise, car non seulement elles réduisent la charge de travail de moitié, mais elles rendent beaucoup plus difficile pour les individus de découvrir des opportunités de triche.

Obtenir une perspective grâce aux rapports

Lorsque vous êtes débordé.es, il peut être facile de manquer des choses. Une perspective différente, ou même un aperçu global, sont parfois nécessaires pour vraiment saisir une situation.

C’est là que les rapports comptables réguliers peuvent être d’un grand secours dans la lutte contre la fraude interne en matière de dépenses. Ces rapports peuvent aider à montrer des niveaux inhabituels de dépenses qui n’ont peut-être pas été remarqués pendant les opérations quotidiennes.

Les titulaires de compte Bolt Business Team reçoivent un résumé mensuel automatisé des déplacements et des dépenses directement dans leur boîte de réception, ce qui facilite la compréhension de la façon dont l’argent est dépensé au sein de l’entreprise.

Ceci est particulièrement important si vous envisagez de vous développer. Et bonne nouvelle : Bolt est disponible dans plus de 40 pays pour vous soutenir dans l’expansion de votre entreprise.

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