4 moyens de réduire les dépenses de vos voyages d’affaires

January 24, 2021

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Travel expenses business

À l’échelle mondiale, 445 millions de voyages d’affaires sont effectués chaque année. Bien que ces voyageurs d’affaires ne représentent que 12% des passagers des lignes aériennes, ils sont responsables d’une part importante de 75% des profits des compagnies aériennes. Aussi formidable que cela puisse être pour les compagnies aériennes, si vous êtes propriétaire ou gestionnaire d’une entreprise, ce n’est pas une si bonne nouvelle.

En plus de démontrer le marché massif des voyages d’affaires, ces chiffres mettent également en lumière les défis de la budgétisation des voyages d’affaires. Qu’il s’agisse d’estimer le coût d’un voyage à l’aéroport ou d’additionner la valeur d’une semaine de reçus de repas, la gestion des frais de voyage d’affaires prend beaucoup de temps et est sujette aux erreurs.

Et plus vous avez d’employés, plus les coûts s’accumulent facilement.

Maîtriser vos dépenses de voyage d’affaires est un défi, mais avec les bons outils et les bons conseils, vous pouvez réduire vos frais de voyage d’affaires en un rien de temps. Tout commence par une politique claire sur les voyages d’affaires.

1. Établir des politiques et des lignes directrices claires sur les voyages d’affaires

Une étude des tendances concernant les voyages d’affaires réalisée par Expedia Group a révélé que seulement 60 % des entreprises avaient une politique de voyages de quelque nature que ce soit. Si vous faites partie des 40% restants, alors n’ayez pas peur, parce que la mise en place d’une politique de déplacements professionnels n’est pas aussi compliquée que vous le pensez.

Une politique de voyage d’affaires est un cadre pour la façon dont vos employés voyagent, leurs indemnités d’hébergement et de dépenses, et les fournisseurs préférés ou les canaux de réservation que votre entreprise utilise. Bien qu’ils puissent devenir compliqués, il est préférable de les garder courts si vous voulez qu’ils restent efficaces. La clé est de se concentrer sur les principes fondamentaux suivants :

  1. Décrire un processus d’approbation ;
  2. Inclure des lignes directrices pour la réservation et les réservations ;
  3. Établir des limites claires de dépenses sur place ;
  4. Attribuer un propriétaire clair dans l’organisation.

Il ne faut pas oublier que cette politique doit être assez simple pour s’appliquer à l’ensemble de l’entreprise. Cela ne signifie cependant pas que toutes les équipes et tous les employés aient des budgets de dépenses égaux.

2. Tirer parti de la technologie pour faciliter la gestion des dépenses de voyage d’affaires

L’absence de processus formels et les systèmes de réservation obsolètes ont un impact négatif important sur les voyages d’affaires et la gestion du budget. Les outils et les procédures d’une entreprise font souvent qu’il est impossible d’avoir un aperçu de ce que les différentes équipes dépensent. Les gestionnaires consacrent plutôt des heures à la production manuelle de rapports et à la mise à jour des feuilles de calcul budgétaires, ce qui entraîne un long processus de remboursement qui laisse chacun insatisfait.

Les solutions numériques de voyage d’affaires peuvent vous aider avec un large éventail de frais de voyage. Bolt Business offre par exemple aux entreprises un aperçu complet des frais de déplacement des employés et gère automatiquement tous les rapports de dépenses et la facturation. En permettant aux gestionnaires d’établir des indemnités de déplacement propres à chacun des employés, ceux-ci obtiennent un remboursement instantané des dépenses sans avoir à soumettre une demande de remboursement ou à passer des heures à produire des rapports.

En plus du temps et de l’argent économisés, donner aux personnes la liberté de réserver leur voyage d’affaires les rend plus pratiques et agréables.

3. Récompenser les collaborateurs qui s’en tiennent à leur budget personnel

Pour de nombreuses petites et moyennes entreprises, les employés n’ont pas le luxe de faire réserver leurs vols pour eux. Ils sont responsables de se rendre du point A au point B.

Si vous n’avez pas de politique claire sur ce que cela devrait coûter, vous vous exposez à des coûts supplémentaires substantiels. Vous connaissez probablement cette expression : il est facile de dépenser l’argent qui ne vous appartient pas. C’est là qu’encourager vos employés à traiter les budgets de l’entreprise comme les leurs peut vous faire économiser de l’argent.

D’une prime annuelle pour le maintien de leur budget de voyage d’affaires à une récompense après chaque voyage bien géré, les avantages de récompenser vos collaborateurs pour le respect de leur budget peuvent être importants. Les inciter à la tenue de budget est particulièrement important lorsque vous n’utilisez pas un outil de gestion des dépenses pour ajouter des limites à l’avance.

4. S’associer à des agences de voyages pour obtenir les meilleures offres

Étant donné les dépenses moyennes de voyages d’affaires, celles-ci représentent un coût important pour les entreprises.

N’oubliez pas, cependant, qu’une équipe administrative ou un employé n’aura pas le pouvoir de négocier pour obtenir de bonnes réductions sur une compagnie aérienne, un hôtel ou un fournisseur de transport. Le partenariat avec des agences de voyages, qui sont des experts pour obtenir de bonnes affaires, peut vous aider à économiser des milliers, sinon plus, sur les dépenses de voyage.

Mais comment obtiennent-ils toutes ces réductions ? En travaillant à grande échelle pour obtenir des contrats en vrac pour leurs clients. Travailler à grande échelle est également la façon avec laquelle Bolt Business aide les entreprises à économiser sur les voyages d’affaires. En tant que l’une des plateformes de transport qui connaît la croissance la plus rapide au monde, Bolt Business permet à ses clients d’économiser jusqu’à 30 % sur les tarifs de déplacement.

Économisez sur les déplacements et la gestion de vos dépenses avec Bolt Business

En plus de vous faire économiser de l’argent, la plateforme Bolt Business regroupe les dépenses de votre équipe dans un tableau de bord facile à utiliser. Apprenez-en plus sur Bolt Business et comment nous pouvons vous aider à réduire les frais de voyage d’affaires et à faciliter la gestion des dépenses de voyage.

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