Reisikulude nõuanded, mida iga väikeettevõte teadma peaks

November 09, 2021

Share

Väikeettevõtete juhid eeldavad sageli ekslikult, et tööreiside poliitika ja suunised on midagi, mille pärast peavad muretsema ainult suuremad ettevõtted. Kuid on üks asi, mille tõlgendamist sa ei soovi lahtiseks jätta, see on arusaam sellest, mis kvalifitseerub tööreisi jaoks vastuvõetavaks kuluks. Kui su lauale jõuab arve kolme öö eest viietärnihotellis, oled selle õppetunni raskel viisil omandanud. 

Asjakohase reisikulude poliitika määramine võib olla keeruline, eriti väikeettevõtte jaoks. Ühest küljest pead tagama, et töötajad tunneksid end tööreisidel toetatuna. Teisest küljest ei taha sa, et selle tulemusel jääks sinu kanda arve, mis on võrdväärne kõik-hinnas-puhkusereisi omaga. Siin on mõned peamised näpunäited, kuidas kuldset keskteed leida.

1. Ole võimalikult selge ja täpne


Tööreisipoliitika on põhimõtteliselt raamistik, mis sisaldab piiranguid selle kohta, kuidas sinu töötajad reisivad, nende majutustoetusi ja sinu ettevõtte eelistatud teenusepakkujaid või broneerimiskanaleid.  

Hiljutine Expedia Groupi uuring reisisuundumuste kohta näitas, et ainult 60% ettevõtetest on kehtestanud mingi reisimispoliitika. Kui sinu ettevõte jääb nende 40% hulka ettevõtetest, kel ei ole selgeid põhimõtteid, ära muretse – nende määratlemine on palju lihtsam, kui arvad. Pööra tähelepanu järgmisele:

  1. Kirjelda, milline võib välja näha sinu ettevõtte kinnitamisprotsess
  2. Määra reeglid broneeringute ja reserveerimiste kohta
  3. Määra selged kulupiirangud
  4. Veendu, et poliitika oleks määratud organisatsioonis kindlale sihtrühmale

Viimane asi, mida oma väikeettevõtte reisipoliitika loomisel meeles pidada, on see, et see peab olema piisavalt lihtne, et seda saaks kohaldada kogu ettevõttele. 

See ei tähenda tingimata, et kõigil meeskondadel ja töötajatel peaksid olema võrdsed kulueelarved. Sinu müügimeeskond vajab tõenäoliselt suuremat hüvitist kui teised, kuna nende töö eeldab ilmselt, et nad sõidavad klientidega kohtuma sagedamini kui sinu ettevõtte teised töötajad.

2. Kasuta tehnoloogiaid, mis aitavad kulude haldamist tõhustada


Võid mõelda, et kui raske see ikka võib olla – jälgida paari kviitungit ja kanda need raamatupidamises õigele kulureale. Pealtnäha on sul õigus. See ei tohiks raske olla.

Aga selline juhuslik, käsitsi süsteem muutub raskemini hallatavaks, kui pead tegelema rohkemate kuludega kui ühe töötaja 3-päevane viibimine ärikonverentsil. Arvesta sellega, et kõik sinu töötajad esitavad oma tööreiside kulusid aasta läbi.

Ja sellisel juhul võib ametlike toimingute puudumine mõjutada sinu ettevõtte põhitegevust. Ainuüksi asjade käigushoidmiseks vajalik pingutus tähendab seda, et sinu meeskond võib raisata sadu töötunde. Kujuta ette, kui palju see sulle palgakuluna maksma läheb.

Õnneks tulevad appi sellised lahendused nagu Bolt Businessi meeskonnakonto, mis aitavad töösõitude arvestuse sujuvamaks muuta. 

Meeskonnakonto võimaldab juhtidel määrata töötajaspetsiifilisi autode sõidukulude hüvitisi. Enam ei pea kviitungeid jahtima, kuna kõik arved edastatakse automaatselt pärast iga sõitu sinu finantsmeeskonnale. 

Bolt Businessi meeskonnakonto administraatorid saavad igakuise kokkuvõtte töötajate sõitudest ja kuludest ning kogu arveldamine toimub ilma ühegi paberkandjal kviitungita. Nii muudad oma ettevõtte töö sujuvamaks ja säästad selle käigus ka palju puid!

Siinkohal tasub meeles pidada, et Bolti sõidud on kogu Euroopas süsinikuneutraalsed.

3. Premeeri töötajaid reisikogemuse eest


Enamikus väikestes ja keskmise suurusega ettevõtetes vastutavad töötajad ise oma reisi- ja majutuskohtade broneerimise eest. Kui panna nad vastutama punktist A punkti B pääsemise logistika eest nii, et sinu ettevõttel puuduvad tööreiside jaoks kehtestatud reeglid, võib see luua ülekulutamise kultuuri. Seda siis kogemata või mitte. 

Kõik taandub inimloomusele. Isegi kõige kokkuhoidlikumad inimesed ei pööra hinnasildile nii palju tähelepanu, kui see ei ole nende raha, mida kulutatakse.

Seega, kui soovid luua kultuuri, mis julgustab töötajaid tegema arukaid finantsotsuseid oma ametijuhendi kõigis aspektides, eriti tööreisidel, kaalu preemiapoliitika vastuvõtmist. 

See võib tunduda intuitiivne, kuid premeerides kokkuhoidvaid töötajaid nende tööreiside eelarvest kinnipidamise eest, julgustad sa kõiki töötajaid reisikulusid paremini juhtima. 

Soodustused võivad hõlmata kõike alates iga-aastasest boonusest kuni erilise kingituse või lisaprivileegideni. Ära karda olla loominguline, kui tegemist on hea eeskuju näitamisega ettevõtte raha eest reisimisel.

4. Leia partner, kes sobib sinu ettevõtte suurusega

Kui sinu ettevõte ei ole päris rahvusvaheline konglomeraat (veel!) ja sa otsid lahendust suhteliselt väikesemahulisele ettevõttele, võib usaldusväärse partneri leidmine sinu ettevõtte reisikulude haldamiseks raske olla.

Ettevõtte taksosõitude puhul võib sinu väikesele meeskonnale sobida paremini Bolt Businessi tööprofiil. Tööprofiil võimaldab inimestel teha järgmist:

  • Saada maksukviitungite dokumendid koos eeltäidetud ettevõtte andmetega, mida saab raamatupidamises koheselt kasutada
  • Valida e-posti aadressi, kuhu kviitungid saata
  • Valida enne sõidu tellimist lihtsalt isikliku ja Bolti ettevõtteprofiili vahel

Tööprofiili saab igal ajal luua, avades Bolti rakenduse jaotise Maksed.

Ja pea meeles, et kui sinu firma kasvab, siis Bolt Business kasvab koos sellega. Meil on mugavad lahendused igas suuruses ettevõtetele, mis aitavad neil reisikulusid hõlpsasti hallata.

Muuda oma meeskonna sõidukulud Bolt Businessi abil lihtsalt hallatavaks

Peale kokkuhoiu sõiduhindadelt enam kui 40 riigis üle kogu maailma, muudab Bolt Businessi meeskonnakonto intuitiivne platvorm kõik sinu ettevõtte sõidukulud üheks hõlpsasti kasutatavaks juhtpaneeliks. 

Vaata lisateavet Bolt Businessi kohta ning kuidas saame aidata sinu väikesel ja keskmise suurusega ettevõttel vähendada reisikulusid ning muuta kulude haldamise mugavaks!

Share

Veel lugemist