Tipps zur Reisekostenabrechnung, die jedes kleine Unternehmen kennen sollte

September 02, 2021

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Bolt Business

Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass sich nur ManagerInnen von großen Konzernen um Geschäftsreisen kümmern müssen, und die von Kleinunternehmen nicht. Wenn es jedoch eine Sache gibt, die du nicht der Interpretation überlassen solltest, dann ist es die Frage, was als “akzeptable Ausgabe” für eine Geschäftsreise gilt. 

Du wirst es auf die harte Tour lernen müssen, wenn eine Rechnung für einen Aufenthalt von drei Nächten in einem 5-Sterne-Hotel auf deinem Schreibtisch landet. 

Die Festlegung einer angemessenen Reisekostenrichtlinie kann schwierig sein, insbesondere für ein kleines Unternehmen. Einerseits musst du dafür sorgen, dass sich deine MitarbeiterInnen auf Reisen unterstützt fühlen. Andererseits möchtest du nicht auf der Rechnung für einen Pauschalurlaub sitzen bleiben! Hier sind einige Tipps, wie du einen guten Mittelweg finden.

Sei so klar und spezifisch wie möglich

Eine Geschäftsreiserichtlinie ist im Grunde ein Rahmen, der die Art und Weise, wie deine MitarbeiterInnen reisen, ihre Unterbringungsmöglichkeiten und die von deinem Unternehmen bevorzugten Anbieter oder Buchungskanäle festlegt.  

Eine kürzlich von der Expedia Group durchgeführte Studie über Reisetrends hat ergeben, dass nur 60 % der Unternehmen über eine Art von Reiserichtlinie verfügen. Wenn dein Unternehmen zu den 40 % der Unternehmen ohne klare Richtlinien gehört, mach dir keine Sorgen – die Erstellung einer solchen Richtlinie ist viel einfacher als du denkst. Auf folgende Punkte solltest du achten: 

  1. Lege fest, wie der Genehmigungsprozess in deinem Unternehmen aussehen könnte 
  2. Lege Richtlinien für Buchungen und Reservierungen fest
  3. Lege eine klare Ausgabengrenze fest 
  4. Stelle sicher, dass die Richtlinie einem eindeutigen Verantwortlichen innerhalb des Unternehmens zugewiesen wird.

Ein letzter Punkt, den du bei der Erstellung deiner Reiserichtlinie für kleine Unternehmen beachten sollten, ist, dass sie einfach genug sein sollte, um für das gesamte Unternehmen zu gelten. 

Das bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass alle Teams und MitarbeiterInnen die gleichen Spesenbudgets haben sollten. Das Vertriebsteam benötigt wahrscheinlich einen höheren Zuschuss als andere, da er aufgrund seiner Tätigkeit wahrscheinlich häufiger zu Kundenterminen reisen muss als andere MitarbeiterInnen. 

Mit der neuesten Technologie, die Oberhand gewinnen

“Wie schwer kann es sein, ein paar Quittungen aufzubewahren und sie an die Buchhaltung weiterzuleiten?” Theoretisch hast du recht, es sollte nicht so schwer sein. 

Aber diese Art von willkürlichem, manuellem System wird weitaus schwieriger zu handhaben, wenn es nicht nur um die Ausgaben für die dreitägige Reise eines einzelnen Mitarbeiters geht. Stell dir vor, jeder Mitarbeiter reicht seine Geschäftsreisekosten für das ganze Jahr ein. Spätestens an diesem Punkt kann das Fehlen formaler Prozesse den Gewinn deines Unternehmens wirklich belasten. Die schiere Menge an Aufwand, die erforderlich ist, nur um die Dinge am Laufen zu halten, bedeutet potenziell Hunderte von vergeudeten Arbeitsstunden für dein Team. Stell dir vor, wie viel dich das an Gehältern kosten wird.

Glücklicherweise können dir Lösungen wie das Bolt Business Team Account helfen, wenn es darum geht, die Abrechnung von Geschäftsfahrten zu optimieren. Mit dem Team Account können ManagerInnen mitarbeiterspezifische Reisekostenpauschalen für geschäftliche Fahrten festlegen. Außerdem müssen sie keine Quittungen mehr einholen, da alle Rechnungen nach jeder Fahrt automatisch an das Finanzteam weitergeleitet werden. Die Administratoren vom Bolt Business Team Account erhalten eine monatliche Übersicht über die Fahrten und Ausgaben der MitarbeiterInnen, und die gesamte Rechnungsstellung erfolgt ohne einen einzigen Papierbeleg. So kannst du nicht nur das Unternehmen optimieren, sondern auch eine Menge Bäume einsparen! Und wenn wir schon beim Thema Nachhaltigkeit sind, wusstest du dass alle Bolt Fahrten in Europa klimaneutral sind? 

Belohne deine MitarbeiterInnen 

In den meisten kleinen bis mittelgroßen Unternehmen sind die MitarbeiterInnen für die Buchung ihrer eigenen Reisen und Unterkünfte zuständig. Wenn du ihnen die Verantwortung für die Logistik überträgst, um von A nach B zu kommen, während dein Unternehmen keine festen Regeln für Dienstreisen hat, kann dies zu einer Kultur der übermäßigen Ausgaben führen. Unbeabsichtigt oder nicht. Es liegt in der menschlichen Natur. Selbst die sparsamsten Menschen neigen dazu, nicht so sehr auf das Preisschild zu achten, wenn es nicht ihr Geld ist, das ausgegeben wird.

Wenn du also eine Unternehmenskultur schaffen willst, die die MitarbeiterInnen ermutigt, in allen Bereichen ihrer Tätigkeit, insbesondere bei Dienstreisen, kluge finanzielle Entscheidungen zu treffen, solltest du eine Belohnungspolitik in Betracht ziehen. 

Es mag kontraintuitiv klingen, aber wenn du sparsame MitarbeiterInnen für die Einhaltung ihres Budgets belohnst, ermutigst du alle deine MitarbeiterInnen, ihre Reisekosten besser zu verwalten. Anreize können alles sein, von einem Jahresbonus bis hin zu einem besonderen Geschenk oder zusätzlichen Privilegien. Scheu dich nicht, kreativ zu werden, wenn es darum geht, ein gutes Beispiel für das Reisen auf Kosten des Unternehmens zu geben!

Finde einen Partner, der zu deinem Unternehmen passt 

Wenn dein Unternehmen (noch!) kein multinationaler Konzern ist und du nach einer Lösung für ein relativ kleines Unternehmen suchst, kann es schwierig sein, einen zuverlässigen Partner für die Verwaltung deiner Geschäftsreisekosten zu finden.

Wenn es um geschäftliche Taxifahrten geht, ist ein Bolt Business Work Profile vielleicht besser für dein kleines Team geeignet. Das Arbeitsprofil ermöglicht es Einzelpersonen:

  • Steuerbelege mit vorausgefüllten Unternehmensinformationen zu erhalten, die für den Steuerberater bereit sind
  • Eine E-Mail-Adresse auswählen, an die die Quittungen geschickt werden sollen 
  • Vor der Bestellung einer Fahrt einfach zwischen dem persönlichen und dem geschäftlichen Bolt-Profil wechseln. 

Ein Arbeitsprofil kann jederzeit über den Reiter Zahlungen in der Bolt-App erstellt werden.

Und denk daran: Wenn dein Unternehmen wächst, wächst Bolt Business mit dir. Wir haben praktische Lösungen für Unternehmen jeder Größe, mit denen sie ihre Reisekosten einfach verwalten können.

Vereinfache die Reisekosten deines Teams mit Bolt Business

Mit dem Bolt Business Team Account sparst du nicht nur bei den Fahrpreisen in mehr als 40 Ländern rund um den Globus, sondern kannst dank der intuitiven Plattform auch alle Reisekosten deines Unternehmens in einem benutzerfreundlichen Dashboard zusammenfassen. 

Erfahre mehr über Bolt Business und wie wir kleinen Unternehmen helfen können, die Reisekosten zu senken und die Kostenverwaltung zu einem Kinderspiel zu machen!

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