Mühasibatlıq məsləhətləri: xərclər üzrə saxtakarlığın qarşısını necə almalı

March 17, 2021

Share
1200x628_bolt business

Sertifikatlı Dələduzluq Araşdırmaçılar Birliyinin (ACFE) apardığı son bir araşdırma, 125 ölkədə baş verən 2.690 saxtakarlıq hadisəsinin, ümumi itkisi 7 milyard dollardan çox olan və hər bir hadisə üzrə ortalama 130.000$ zərər ilə nəticələndiyini aşkar etdi. Bu saxtakarlıq hadisələrinin daha çox daha böyük şirkətlərdə olduğunu düşünsəkdə əslində ACFE 100-dən az işçisi olan  kiçik müəssisələrin hər hadisəyə görə təxminən iki dəfə daha çox itirdiyini və şirkətlərin orta hesabla 200.000$ zərər etdiyini və aşkar etdi.

Xərc saxtakarlığı hər zaman aydın bir həlli olmayan problemdir. Lakin nəzarətsiz qaldıqda,  işinizin nəticələrinə böyük mənfi təsir göstərə bilər və ağır nəticələrə səbəb ola biləcək güvənsizlik və açıq-aşkar etibarsızlıq yarada bilər (bax: Enron).

Hesabatlılıq mədəniyyətini inkişaf etdirmək üçün israf xərcləri azaltmaqla yanaşı, xərc saxtakarlığının qarşısını almaq üçün nəzərdən keçirilməli olan bir neçə ən yaxşı təcrübə buradadır.

Şəffaf bir qayda həyata keçirin

Aydın qaydalar olduqda, şirkət daxilində dürüstlük və bütövlük mədəniyyəti yaradıldıqdan sonra  sistemdən istifadə etmək istəyən şəxslərin sui-istifadə etməsi daha çətinləşir. Hər kəs qaydaların tam olaraq nə olduğunu tam bildiyində qaydalara əməl etmək çox asanlaşır!

Bahalı təyyarə biletlərinin və ya otel otaqlarının sifarişi ilə əlaqəli hər hansı bir büdcə, xərclər üzrə saxtakarlığı cəlb edəcək bir kateqoriya ola bilər. Rəsmi bir işgüzar səyahət qaydalarına sahib olmaq — əsasən işçiləriniz üçün səyahət məhdudiyyətləri müəyyən bir çərçivəyə salmaq, yaşayış/xərc müavinətləri və şirkətinizin üstünlük verdiyi tədarükçülər və ya sifariş kanalları — iş xərclərinə gəldikdə şirkət sərhədlərini təyin etmək üçün əla bir yol ola bilər.

Expedia Group-un səyahət tendensiyalarına dair son bir araşdırması, müəssisələrin yalnız 60%-nin hər hansısa bir səyahət qaydasına sahib olduğunu aşkar etdi. Əgər şirkətiniz açıq qaydaları olmayan və ümumi müəssisələrin 40%-nə aid olarsa, bu açıq və şəffaf qaydalarla xərcləri nəzarətə götürməyin əla bir yolu ola bilər. Nəyə diqqət yetirməli olduğunuz burada:

  1. Şirkətinizin təsdiqləmə prosesinin necə olduğunu göstərin;
  2. Rezervasiya və sifariş üçün qaydalar təyin edin;
  3. Aydın xərc limitlərini təyin edin;
  4. Qaydanın təşkilatda dəqiq bir sahibi təyin olunduğundan əmin olun.

Yeni şirkətinizin səyahət qaydasını rəsmi qaydada tətbiq etməzdən əvvəl — işçilərinizlə birlikdə qaydalar barədə dəqiq bir anlayışa sahib olduqlarını və hər hansı bir sual və ya narahatlıqlarının olub-olmamasını dəqiqləşdirmək üçün vaxt ayırdığınızdan əmin olun.

Ağlabatan məhdudiyyətlərlə azadlığa icazə verin

Quruluş və qaydalar yaxşı olsa da, həddini aşmamaq üçün diqqətli olmalısınız. İşçilər özlərini günahkar kimi qəbul olunduqlarını hiss etsələr, anlaşılmazlıq yarana bilər.

İşçilərə etibar etdiyinizi hiss etdirərək etibarlı limitlər təyin etməyin yaxşı bir yolu xərclər üçün limitlər təyin etməkdir — məsələn, 50 avroya qədər aylıq nəqliyyat büdcəsi.

Bolt Business Komanda Hesabı kimi platformalar, menecerlərin səyahət və ya səyahət üçün büdcə təyin edə biləcəyi müəyyən işçilər üçün büdcə yaratmaq üçün faydalı ola bilər və nəticədə bu büdcənin necə xərclənəcəyinə hər işçinin özü qərar verir. Bu vaxt, bütün xərc hesabatları və qəbzləri avtomatik olaraq şirkətin mühasibat şöbəsinə, “vasitəçilərsiz”, lazımsız sənədləşmədən və ən əsası vaxt və pul itirmədən köçürülür.

Xərclərin idarə edilməsində üstünlük əldə etmək üçün texnologiyadan istifadə edin

Populyar viktorina! Aşağıdakılardan hansı ən yaxşı həll kimi görünür?

Həll A

  • Vaxtınızın böyük bir hissəsini xərc formasını dolduracaq bir işçi axtarmağa sərf edin;
  • bütün müvafiq qəbzləri və fakturaları tapıb təqdim etmələrini təmin edin;
  • xərclərin şirkət siyasətinə uyğun olduğundan əmin olmaq üçün vaxt ayırın;
  • bütün sənədləri mühasibat şöbəsinə təhvil verin ki, növbə ilə eyni bükülmüş, solğun qəbzləri deşifr etməyə çalışsınlar.

Həll B

Yuxarıda göstərilənlərdən narahat olaraq vaxtınızı boşa xərcləməyin, çünki nəqliyyatla əlaqəli bütün fakturalar, mühasibat və hesabatların hamısı 100% kağızsız və problemsiz şəkildə platformada düzəldilmişdir.

İşçilərinizin qəbzləri saxlamaqdan narahat olmağına ehtiyac yoxdur. Gedişləri işlə əlaqədardırsa, xərc büdcəsindən çıxılır — qəbz avtomatik olaraq maliyyə şöbəsinə elektron poçtla göndərilir.

Çətin deyil, düzdür? Kağız qəbzlərlə işləmək üçün xüsusi bir manual həll əvəzinə (saxtakarlığın gözədəyməz qalmasına səbəb ola bilər), müasir texnoloji həllər işinizin ayrılmaz bir hissəsi ola bilər, çünki onlar iş yükünü yarıya endirməklə yanaşı, fərdlərin “sistemlə oyunlar” üçün fürsətləri kəşf etməsi işini daha da çətinləşdirirlər.

Hesabatla perspektiv əldə et

Əhvalınız yaxşı olmayanda bəzi şeylər diqqətdən yayına bilir. Buna görə də bir vəziyyəti tam anlamaq üçün fərqli bir perspektiv, hətta bütöv bir baxış lazımdır.

Mütəmadi mühasibat hesabatlarının aparılması daxili xərc saxtakarlığı ilə mübarizədə ciddi bir köməkçi ola bilər. Hesabat gündəlik əməliyyatlar zamanı nəzərə çarpmayan qeyri-adi xərclərin olduğu yerləri göstərməyə kömək edə bilər.

Bolt Business Komanda Hesabı sahibləri, birbaşa poçt qutusuna gediş və xərclərin avtomatlaşdırılmış bir xülasəsini alırlar ki, bu da şirkət daxilində pulun necə xərcləndiyini aydınlaşdırmağı asanlaşdırır.

Bu, xüsusilə də işinizi genişləndirməyi planlaşdırırsınızsa, çox vacibdir və işiniz genişləndikcə Bolt sizə dəstək olmaq üçün hər an hazırdır və 40-dan çox ölkədə mövcuddur.

Bolt Business ilə gedişlərə qənaət edin və komandanızın səyahət xərclərini asanlaşdırın

Komanda Hesabının intuitiv platforması, gediş haqqlarına qənaət etməklə yanaşı, şirkətinizin bütün səyahət xərclərini istifadəsi asan bir paneldə əks etdirir. Şirkətinizə səyahət xərclərini azaltmağa və səyahət xərcləri idarəetməsini asanlaşdırmağa necə kömək edə biləcəyimiz və Bolt Business Komanda Hesabı haqqında daha çox məlumat əldə edin!

Share

Ən son paylaşımlar

Sürərək necə daha çox qazanc əldə edə bilərəm ? Budur bəzi vacib tövsiyələr!

July 09, 2021

Bolt Food

Bolt Food buradadır! Bakıda 100% təmassız yemək çatdırılması

March 24, 2021

Time planning apps Google calendar

Google Təqvim və daha çoxu: 2021-ci il üçün ən yaxşı vaxt planlaşdırma proqramları

March 09, 2021